Aineistonhallintasuunnitelma - Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi
Kuten metadatan suunnittelun yhteydessä todettiin, aineistoista tulee aina julkaista vähintään metatiedot ja se on usein helpointa yliopiston JYX-julkaisualustan kautta. Aineistonhallintasuunnitelmassa tulee pystyä ennakoimaan, missä ja milloin nämä tiedot julkaistaan.
On tärkeää muistaa, että metatiedot voidaan julkaista jo tutkimuksen ollessa käynnissä, jolloin niiden julkaisusta saadaan myös suurin hyöty.
Esimerkki:
Metadata entries of the data will be published immediately in the University's JYX publication repository when they are considered sufficiently complete, even if the data itself is not yet public. (For description of creation and curation of metadata entries please see Section 3 of this plan.) The metadata will then be searchable in e.g. the national Etsin and Research.fi metadata catalogues.”
Tärkeää on pystyä arvioimaan, mitkä osat aineistosta pystytään ja on mielekästä julkaista joko avoimesti tai rajoitetusti saataville. Mikäli aineistoja ei julkaista, on sille esitettä aineistonhallintasuunnitelmassa pätevä perustelu. Tällainen on esimerkiksi anonymisoimattomien henkilötietojen käsittely aineistossa ja aineiston merkityksellisyyden katoaminen, mikäli nämä tiedot poistettaisiin.
Julkaistavan aineiston osalta on hyvä jo suunnitteluvaiheessa hahmottaa sopivaa repositoriota, sillä repositoriolla saattaa olla datan muotoon ja laatuun liittyviä vaatimuksia, jotka tulee ja on helpointa huomioida mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Repositorion on syytä täyttää FAIR-periaatteet mahdollisimman hyvin. Sen on toisin sanoen tarjottava aineistolle vähintään laskeutumissivu ja pysyvä tunniste.
Aineiston julkaisulle on hyvä antaa myös aikataulu - ja muistettava, että vaikka embargoilla ja myöhäistetyllä julkaisulla turvataan tutkijan oikeudet hyödyntää ensimmäisenä aineistoaan, ei niiden silti tulisi olla tarpeettoman pitkiä.
Suunnitteluvaiheessa on hyvä muistaa myös arkistoinnin olevan yksi vaihtoehto avoimuuden ja saatavuuden toteuttamiselle. Tällöin on entistä tärkeämpää suunnitella aineiston keruu ja käsittely huolella ja noudattaen valitun arkiston ohjeita esimerkiksi informointien, tiedostomuotojen ja dokumentaation suhteen. Osa arkistoista kieltäytyy ottamasta vastaan aineistoja, joissa näitä ohjeita ei ole noudatettu.
Tärkeää on, että avaamis- ja arkistointisuunnitelmat eivät ole ristiriidassa muiden aikeiden tai reunaehtojen (esim. henkilötiedot) kanssa ja että ne on huomioitu tutkittavia informoitaessa. Tavanomainen virhe on ilmoittaa anonymisoivansa ja avaavansa aineisto, jonka anonymisointi on mahdotonta - tai ilmoittaa anonymisoivansa ja avaavansa aineiston ja säilyttävänsä siitä itse tunnisteellisen tai pseudonyymin kopion (jolloin aineisto ei määritelmällisesti ole anonyymia).
ä:
“Dataset(s) themselves, complete with full description of methods, will be published in [JYX / a certified, field-specific repository / Zenodo].”
“Sensitive parts of the data will be anonymized and published along with other data.”
“Sensitive parts of the data cannot be anonymized and thus cannot be openly published.
Sensitive data will be stored in JYX, only the metadata will be public, and access to the data can be requested and granted on certain conditions [describe the procedure and terms on which access and right to use the data can be granted] .”“Sensitive parts of the data cannot be stored and will be disposed of after the project is finished.”
Ohjeita ja tietoja aineistojen avaamisesta
Ohjeita arkistointiin liittyen
Aineistonhallintasuunnitelmassa on hyvä pohtia myös aineiston mahdollista pitkän aikavälin säilytystä. Tämä on kuitenkin usein aineiston arkistoineen tai julkaisseen tahon vastuulla. Tutkija voi kuitenkin edesauttaa tätä valitsemalla kunnollisen arkiston tai ehdottamala Jyväskylän yliopiston järjestelmissä julkaistua aineistoa suomalaiseen CSC:n tarjoamaan Fairdata-PAS pitkäaikaissäilytysjärjestelmään JYUn kiintiöön.
Kantaa voi ottaa myös aineiston tuhoamisen ajankohtaan.