Tutkimusaineistojen arkistointi

Nyt olemme uuden äärellä. Tutkittu tieto auttaa ymmärtämään sitä mitä ympärillä tapahtuu ja hahmottamaan itseä osana muuttuvaa maailmaa.

Tutkimusaineistojen arkistointi

Yksi vaihtoehto tutkimusaineistojen FAIR-periaatteiden toteutumiseen on aineiston arkistointi tutkimuksen päätyttyä. Tältä sivulta löydät tietoa aiheesta.

Mitä arkistointi on?

Arkistointi tarkoittaa aineiston luovuttamista arkistolainsäädännön piirissä toimivalle arkistotoimijalle ja tässä yhteydessä laatii usein en kanssa sopimuksen siitä, että arkisto vastaa luovutetun aineiston kuvailutietojen julkaisemisesta sekä itse aineiston säilytyksestä, kuratoinnista ja jakelusta.

Arkistointi on hyvä tapa varmistaa aineiston jatkokäyttö, kun aineisto sisältää henkilötietoja tai on muusta syystä arkaluonteista eikä siten sovellu julkaistavaksi, ja kun se soveltuu sisältönsä ja luonteensa puolesta jatkokäyttöön tai on kulttuurihistoriallisesti arvokasta. Osalla aloista (esimerkiksi perinnetieteet) arkistointi on perinteisin ja oletusarvoinen aineiston avoimuuden toteuttamisen tapa.

Jos tutkija säilyttää aineistoa esimerkiksi Nextcloudissa, yliopiston verkkoasemalla tai laitteensa kovalevyllä sen alkuperäisen käyttötarkoituksen päätyttyä, kyse ei ole arkistoinnista vaan säilyttämisestä. Henkilötietojen säilyttämistä tutkijalla itsellään alkuperäisen tutkimustarkoituksen päätyttyä ei voi perustella kutsumalla tätä arkistoinniksi.

Tutkimusaineiston arkistointiin on syytä valmistautua jo aineistonkeruuta suunnitellessa. Ensimmäinen askel on luonnollisesti tutkimusaineiston arvon pohtiminen. Vaikka lopullisen arvonmäärityksen tekeekin vastaanottava arkisto, on tutkijalla aineistonsa asiantuntijana iso rooli siinä. Tällöin arvioidaan, soveltuvatko tietyt aineiston osat tai koko aineisto arkistoitavaksi. Selvitettäviä kysymyksiä ovat, onko arkistoinnille esteitä, kuinka merkittävästä ja ainutkertaisesta aineistosta on kysymys, onko aineisto siinä muodossa, että sen säilyttäminen on mielekästä, millaisia käyttötarpeita aineistolle voi olla ja onko arkistointi resurssinäkökulmasta järkevää.

Erityisesti henkilötietoja koskevan aineiston tapauksessa tutkittavia on informoitava arkistoinnista etukäteen. Myös arkiston valinta voi ohjata aineistonmuodostusta - useilla arkistoilla on tarkkoja ohjeita siitä, millaista aineistoa ja missä tiedostomuodoissa he ottavat vastaan. Samoin osa arkistoista ei ota vastaan henkilötietoja sisältävää aineistoa, osalle taas anonymisoitu aineisto ei kelpaa. Mikäli näitä ei huomioida ennen aineistonkeruuta, voi arkistointi osoittautua mahdottomaksi. Suunnitteluvaiheessa onkin tärkeää kartoittaa soveltuvat arkistot, ottaa näihin yhteyttä ja selvittää arkistoinnin ehdot.

Arkistoitava aineisto on tutkimuksen aikana syytä järjestää erityisen huolellisesti ja järjestelmällisesti ja pitää huolta, että sitä seuraa tarvittavan informatiivinen dokumentaatio, esimerkiksi muuttujien ja aineiston analyysitoimien kuvaus, jonka avulla sitä on mahdollista tulkita ja ymmärtää.

Luovutusvaiheessa sovitaan arkiston ohjeiden mukaan aineiston luovutuksesta ja hoidetaan aineiston tekninen siirto arkistoon.

Arkiston valintaa tulee lähestyä ensisijaisesti aineiston ominaisuuksista ja tieteenalan käytänteistä käsin. Hyvä arkisto:

on alasi tutkijoiden laajalti käyttämä
antaa aineistolle pysyvän tunnisteen, kuten DOI tai URN tai signum.
julkaisee koneluettavan metadatan julkisessa verkkokatalogissa ja käyttää tunnettua metadatastandardia.
on toiminnan luotettavuutta osoittava sertifikaatti, esimerkiksi Core Trust Seal ja ISO 16363 –standardi
antaa tarvittaessa sinun valita käyttöehdot, joilla aineisto on jatkokäytettävissä.

Tutkimusaineistojen kannalta merkittävimpiä arkistotoimijoita ovat esimerkiksi Kansallisarkisto, Suomalaisen kirjallisuuden seura, Svenska Literatursällskapet, Elinkeinoelämän keskusarkisto ja Työväenarkisto.

Jyväskylän yliopistossa kehitetään parhaillaan yliopiston omaa digitaalisen tutkimusaineiston arkistointia. Tämän työn edistymisestä tiedotetaan myöhemmin.