Aineistonhallintasuunnitelma - Dokumentaatio ja metadata
Aineistonhallintasuunnitelmassa halutaan tietää, miten tutkimusaineistosi on löydettävissä ja saavutettavissa. Tähän avain ovat ns. perusmetatiedot (nimi, tekijät, kuvaus, sijainti, saatavuus jne.), jotka Jyväskylän yliopistossa kirjataan ja niitä ylläpidetään. Kun aineiston käsittely valmistuu ja tutkimusprojekti päättyy, metatiedot julkaistaan Converiksesta JYX-julkaisuarkistoon. JYXissä metatiedot saavat DOI-tunnisteen ja pysyvän laskeutumissivun, jotka edesauttavat aineiston viitattavuutta, löydettävyyttä ja saavutettavuutta. Näin ennakoit metatietojen tulevaa julkaisemista jo tässä kohdassa. Metatietojen julkaiseminen ei edellytä tai tarkoita koko aineiston avaamista, mutta se voidaan tehdä saman laskeutumissivun avulla.
Jyväskylän yliopiston tutkimusdatapolitiikka edellyttää, että nämä perusmetatiedot julkaistaan aina, myös silloin, kun aineistoa itseään ei voida saattaa avoimesti saataville.
Huomaa, että tutkimuksen aineisto voi koostua useista eri kokonaisuuksista, jotka kuvaillaan erillään ja joiden avoimuuden asteet voivat vaihdella. Aineistonhallintasuunnitelmassa on hyvä ottaa kantaa myös tähän mahdollisuuteen. Mikäli aineisto julkaistaan muualla kuin JYXissä, julkaistaan perusmetatiedot tässä yhteydessä samassa paikassa. Näissäkin tapauksissa perusmetatiedot pyritään haravoimaan Converikseen ja tuomaan osaksi yliopiston tutkimustietojärjestelmän tietokokonaisuutta.
Aineiston dokumentaatio on avain aineistosi (uudelleen)käytettävyyteen ja yhteentoimivuuteen. Aineistoa koskeva dokumentaatio takaa tutkimuksen läpinäkyvyyden, toistettavuuden ja käytettävyyden. Dokumentaation avulla myös muut käyttäjät (sekä ihmiset että tietokoneet) voivat löytää ja käyttää tiedostoja. Ilman ajallaan laadittua dokumentaatiota aineisto on käyttökelvotonta.
Aineistonhallintasuunnitelmassa tulee kertoa, minkälaisesta materiaalista aineistosi dokumentaatio koostuu, miten tuo dokumentaatio syntyy, missä sitä säilytetään ja mahdollisesti julkaistaan.
Tavanomaisimpia dokumentaation muotoja ovat järjestelmälliset Readme-tiedostot, erilaiset kenttä- ja laboratoriopäiväkirjat, aineistoinventaariot, annotaatiot ja lokitiedostot.