Ä¢¹½Ö±²¥

Tutkimuksen perusaineistoja kerätään mm. kyselylomakkeilla, haastatteluilla, videoimalla sekä erilaisilla laitteilla ja antureilla. Tuotetun datan tulkinta ja vastuullinen käyttö vaativat usein kuitenkin muuta kontekstitietoa eli dokumentaatiota. Dokumentaatio on aineiston menetelmien, kokoamisen, rakenteen ja käsittelyn ajantasaista kuvailua tutkimuksen aikana. Sitä voi tutkimuksesta riippuen olla mm. 

• muuttujien ja keskeisen sanaston sekä mittayksiköiden kirjallinen kuvailu
• taulukkomuotoinen inventaario haastattelujen perustiedoista, asetelmasta ja toteutuksesta
• koodikirjat, kenttä- ja laboratoriopäiväkirjat
• teknisten laitteiden tuottama tekninen metatieto esimerkiksi laitteiden kalibraatioista

Minimidokumentaationa voidaan pitää ReadME-tiedostoa (esimerksiksi .txt tai .doc -muodossa), joka tulee löytyä aineistokokonaisuuden pääkansiosta. Siinä tulee kuvailla lyhyesti aineiston perusmetatiedot (hankkeen nimi, tekijät, aineiston omistaja, linkki JYXissä julkaistuihin metatietoihin), kuvata kansiorakenne ja tiedostojen sekä kansioiden nimeämiskäytänteet. Mikäli muu aineiston käyttöön liittyvä dokumentaatio on kätevää kuvata samaan tiedostoon, on sekin mahdollista. Usein kuitenkin suositaan erillisiä dokumentaatiotiedostoja selkeästi nimetyssä alikansiossa (/DOCUMENTATION) tai erillisten aineistoalakansioiden yhteydessä omina tiedostoinaan (esimerkiksi kunkin kokeen alakansiossa mittaustulosten lisäksi kyseisen kokeen laboratoriopäiväkirjat).

Keskeinen osa dokumentaatiota on myös aineistoinventaari, johon kerätään tiedot kaikista aineistoista ja niiden keskeisistä ominaisuuksista, joita tutkimushankkeessa käytetään. Tämä on tärkeä työkalu hankkeelle itselleen kuin myös verraton apu muun dokumentaation työstämiseen.

Kaikkien julkaistavien aineistojen yhteydessä tulisi olla riittävä dokumentaatio sen ymmärtämiseen. Dokumentaatio tai sen osia on mahdollista julkaista myös silloin, kun itse aineistoa ei perustelluista syistä (esim. henkilötiedot) voida julkaista. Näin tutkija saa kerrottua maailmalle enemmän aineistostaan ja osaamisestaan.

• Ymmärrät itse vielä viikkoja ja kuukausia myöhemmin, mistä aineistossa on kyse. Pystyt inventoimaan ja arvioimaan sitä.
• Aineistosta tulee itsenäisesti ymmärrettävää ja siten uudelleenkäytettävää.
• Tulokset ovat toistettavia aina raakadatasta lähtien. 
• Aineistoasi ei käytetä tai tulkita aineistoasi tahattomasti väärin.
• Toteutat hyvää tieteellistä käytäntöä ja varmistat, että aineistosi on mahdollisimman .
• Voit julkaista dokumentaation useimmissa tapauksissa, joissa itse aineiston julkaiseminen ei ole mahdollista 

• Pidä dokumentaatiota jatkuvasti ajan tasalla. Yhtä aikaa aineistotyön kanssa tehtynä se on pieni vaiva, mutta jälkikäteen käytännössä mahdotonta.
• Luo jokaiselle yksittäiselle aineistokokonaisuudelle oma hakemisto, johon tallennat sekä itse aineistotiedostot että kuvailutiedostot (ks. esimerkki alla). 
• Säilytä kuvailutieto erillisissä tiedostoissa (esim. README-tiedosto, inventaarioexcelit) aineiston yhteydessä alakansiossa, jolle annat nimen /DOCUMENTATION. Tämä on tärkeää, jotta dokumentoivat tiedostot löytää sellainenkin henkilö, joka ei tunne aineiston rakennetta tarkemmin. 
• Sovi tutkimusryhmäläisten kesken jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa yhtenäinen käytäntö tiedostojen ja kansioiden nimeämiselle.
• Sovi yhtenäinen tapa, jolla tallennatte tiedostot kansioihin ja alakansioihin. Looginen kansiorakenne tehostaa työtä ja vähentää katoamisriskiä.
• Suunnittele, millaista dokumentaatiota tuotat ja mistä sen löytää, jollet käytä /DOCUMENTATION-alakansiota.
• Onko alallasi käytössä vakiintunut metadatastandardi? Hyödynnä sitä. 
• Suosi avoimia tiedostoformaatteja kaupallisten formaattien sijaan. Avoimet, standardimuotoiset tiedostoformaatit takaavat parhaiten tietojen saavutettavuuden vielä useiden vuosien kuluttua.
• Julkaise dokumentaatio aineistosi metatietojen yhteydessä