Ä¢¹½Ö±²¥

Perustiedot: Säilytämme opiskelijarekisterissä pysyvästi nimesi, opiskelijanumerosi, kansallisen oppijanumerosi, kansalaisuutesi, sukupuolesi, äidinkielesi, asiointikielesi ja muuta vastaavaa tietoa. Nämä tiedot on kerätty sinulta, Opintopolku- ja OILI-palveluista. Aktiivisten opiskelijoiden osalta tietyt tiedot päivitetään kansallisesta oppijanumerorekisteristä säännöllisin väliajoin. Näitä tietoja ovat: kansallinen oppijanumero, etunimet, sukunimi, kotikunta, kansalaisuus ja äidinkieli.

Yhteystiedot: Säilytämme opiskelijarekisterissä yhteystietosi, kuten sähköpostisi ja puhelinnumerosi. Yhteystietoja säilytetään 6 kuukauden ajan siitä, kun opiskelusi päättyy. Saamme nämä tiedot sinulta ja Opintopolku-palvelusta.

Osoitteen- ja nimenmuutosilmoitukset: Säilytämme osoitteen- ja nimenmuutosilmoitukset asian käsittelyn vaatiman ajan.

DigiLukiseulan henkilötiedot: Koskee vain avoimen yliopiston opiskelijoita. Säilytämme tiedot järjestelmässä 12 kuukauden ajan siitä, kun avoin yliopisto on aktivoinut opiskelijan lisenssikoodin. 12 kuukauden jälkeen järjestelmään jää tehtävien ja kyselyn vastakset ilman henkilötietojasi. Näitä anonymisoituja tietoja käytetään tutkimus- ja kehittämistyössä Niilo Mäki –säätiön ja sen tutkimuskumppaneiden toimesta.

Kurinpidollisiin toimiin liittyvät asiakirjat: Säilytämme asiakirjat kirjaamossa 10 vuotta.

Pakotetarkastukset: Suoritamme lakisääteiset pakotetarkastukset, jotka perustuvat henkilöllisyyteen, kansalaisuuteen, kotipaikkaan tai osoitteeseen. 

Opetuksen toteuttamiseen ja arviointiin liittyvät opettajan keräämät tiedot: Säilytämme näitä opettajien keräämiä tietoja tiedekunnissa ja erillislaitoksilla asian käsittelyn vaatiman ajan.

Kurssi-ilmoittautumiset ja kursseille valitut: Säilytämme nämä tiedot opintotietojärjestelmässä pysyvästi.

Tentti-ilmoittautumiset: Säilytämme tentti-ilmoittautumiset tiedekunnissa tai erillislaitoksilla vähintään 6 kuukautta.

Tenttivastaukset ja kirjalliset opintosuoritukset: Säilytämme kirjalliset suoritukset tiedekunnissa ja erillislaitoksilla vähintään 6 kuukautta.

Opintosuunnitelmat: Säilytämme henkilökohtaisen opintosuunnitelmasi opintotietojärjestelmässä vähintään opiskeluoikeutesi ajan.

Opintosuoritustiedot: Säilytämme opiskelijarekisterissä pysyvästi tiedot kaikista opintosuorituksistasi kuten: Perustiedot suoritetuista kursseista, suorituspäivämäärät, arvosanat ja tiedot kurssien mahdollisesta hyväksiluvusta.

Opiskelutodistusten ja opintosuoritusotteiden tilaukset: Säilytämme tilauksiin liittyvät tiedot asian käsittelyn vaativan ajan.

Opintosuorituksia, opinnäytteitä ja hyväksilukuja koskevat muutoksenhaku- ja oikaisuvaatimukset: Säilytämme edellä mainittuja koskevat muutoksenhaku- ja oikaisuvaatimukset ja niihin annetut päätökset ja lausunnot kirjaamossa 10 vuotta.

Hyväksiluvusta tehdyt hakemukset ja päätökset: Säilytämme hyväksiluvusta tehdyt hakemukset ja päätökset tiedekunnissa ja erillislaitoksilla pysyvästi. Säilytämme hakemukset, joiden perusteella ei myönnetty hyväksilukua tiedekunnissa ja erillislaitoksilla 5 vuotta.

°Õ´Ç»å¾±²õ³Ù³Ü²õÂáä±ôÂá±ð²Ô²Ôö°ì²õ±ð³Ù: Säilytämme pysyvästi todistusjäljennökset opintokokonaisuustodistuksista (avoin yliopisto-opetus).

Hakemukset erillisistä opiskeluoikeuksista, valinnaisten opintojen opiskeluoikeuksista ja JOO-opiskeluoikeuksista: Säilytämme hakemukset tiedekunnissa ja erillislaitoksilla 2 vuotta.

Poissaoloilmoittautumiset ensimmäiselle lukuvuodelle opiskelupaikan vastaanoton jälkeen: Säilytämme ilmoitukset hakijapalveluissa 2 vuotta.

Opiskeluoikeuden muutoshakemukset ja –ilmoitukset: Säilytämme tutkinto-ohjelman, pääaineen tai opintosuunnan vaihtamista, opintosuunnan hakemista tai ilmoittamista, hakua siirtyä suorittamaan maisterin tutkintoa ja siirtymistä suorittamaan tutkintoa tutkinto-ohjelmassa koskevat muutoshakemukset ja ilmoitukset tiedekunnissa 10 vuotta ja niitä koskevat päätökset pysyvästi.

Opintoajan jatkamisilmoitukset: Säilytämme ilmoitukset keskitetyissä koulutuspalveluissa 10 vuotta.

Opintoajan lisäaikahakemukset: Säilytämme hakemukset tiedekunnissa 10 vuotta.

Opiskeluoikeustiedot: Säilytämme opiskelijarekisterissä pysyvästi tiedot opiskeluoikeudestasi. Säilytämme mm. tiedot tutkinnosta, tiedekunnasta, pääaineesta, opiskeluoikeuden voimassaolosta, opintoajasta ja opintomaksuista.

Lukuvuosi-ilmoittautumiset ja maksutiedot: Säilytämme opiskelijarekisterissä pysyvästi lukuvuosi-ilmoittautumispäivän ja ilmoittautumisen kohteena oleva ajanjakso. ³¢¾±²õä°ì²õ¾± säilytämme pysyvästi tiedot maksamistasi ylioppilaskunnan jäsenmaksuista ja tiedot maksamistasi uudelleenkirjaamismaksuista.

Tutkinnonsuoritusoikeudesta luopuminen: Säilytämme ilmoitukset tutkinnonsuoritusoikeudesta luopumisesta keskitetyissä koulutuspalveluissa pysyvästi.

Opiskelijavalinnan muutoksenhaku- ja oikaisuvaatimukset: Säilytämme muutoksenhaku- ja oikaisuvaatimukset ja niihin annetut päätökset ja lausunnot kirjaamossa 10 vuotta.

Kandidaatin tutkielmat: Säilytämme tutkielmat sähköisinä tutkielmien julkaisujärjestelmässä tai paperisina tiedekunnissa 5 vuotta.

Pro gradu –tutkielmat: Säilytämme tutkielmat pysyvästi joko sähköisinä tutkielmien julkaisujärjestelmässä tai paperisina tiedekunnissa ja yliopiston päätearkistossa.

Jatko-opiskelijoiden ohjausasiakirjat: Säilytämme ohjausasiakirjasi ohjausasiakirjapalvelussa tai tiedekunnissa väitöskirjasi hyväksymistä seuraavan lukuvuoden loppuun asti.

Tutkintohakemukset: Säilytämme sähköisesti tehdyt tutkintohakemukset opintotietojärjestelmässä ja paperilomakkeella tehdyt hakemukset tiedekunnissa 50 vuotta.

Suoritetut tutkinnot: Säilytämme opiskelijarekisterissä pysyvästi tiedot tutkintonimikkeestä, tutkinnon hyväksymispäivämäärästä, pääaineesta tai tutkinto-ohjelmasta, koulutusohjelmasta, opintosuunnasta ja tutkinnon laajuudesta.

Tutkintotodistusten arkistokopiot: Säilytämme tutkintotodistusten kopiot ja liitteet tiedekunnissa pysyvästi.

Sähköisiin oppimis- ja tenttiympäristöihin tallentuvat tiedot: Tallennamme nimesi, sähköpostiosoitteesi, käyttäjätunnuksesi ja kotiorganisaatiosi sekä tallentamasi yhteystiedot, tenttivastaukset ja muut kirjalliset opintosuoritukset. Säilytämme näitä vähintään opiskeluoikeutesi ajan. Tenttivastauksia ja muita kirjallisia opintosuorituksia säilytämme vähintään 6 kuukautta.

±Ê±ô²¹²µ¾±²¹²¹³Ù¾±²Ô³Ù³Ü²Ô²Ô¾±²õ³Ù³Ü²õÂáä°ùÂá±ð²õ³Ù±ð±ô³¾Ã¤Ã¤n tallentuvat tiedot: Tallennamme järjestelmään lähettämäsi sähköiset opintosuoritukset, tutkielmat ja väitöskirjatyöt. ³¢¾±²õä°ì²õ¾± tallennamme nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Emme tallenna lähettämiäsi dokumentteja pysyvästi vertailutietokantaan ilman suostumustasi. Analyysiraportteja säilytämme järjestelmässä 25 kuukautta.

³¢¾±²õä°ì²õ¾±: Sinulta voidaan pyytää erillinen lupa tallenteiden tekemiseen opetus, tutkimus tai muuta käyttöä varten. Luvassa sovitaan esim. säilytysajasta ja tallenteen säilytyksestä Moniviestimessä.

Opinnoista kerätty palaute: Säilytämme palautejärjestelmän kautta kerätyn palautteen järjestelmässä asian käsittelyn vaatiman ajan. Säilytämme verkko- ja paperilomakkeilla kerätyn palautteen tiedekunnissa ja erillislaitoksilla tai koulutuspalveluissa asian käsittelyn vaatiman ajan. Palautekyselyiden yhteenvedot ja koosteet sekä kysymykset säilytetään pysyvästi.

Kandipalaute: Jos osallistut kandipalautteen yhteydessä olevaan arvontaan, °ì±ð°ùää³¾³¾±ð verkkolomakkeella nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Säilytämme tietosi asian käsittelyn vaatiman ajan.

Selvitysten ja kyselyiden tekeminen sekä opiskelijaraatitoiminta: Käytämme edellä mainituissa ajan tasalla olevia henkilö- ja yhteystietoja. Emme käytä yli 6 kuukautta vanhoja tietoja.

Luovutamme opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietosi Opetus- ja kulttuuriministeriölle korkeakoulujen valtakunnalliseen Virta-tietovarantoon. Virta-tietovarannosta tiedot menevät valtakunnallisen opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön ja OKM:lle. Virta luovutuksista kerrotaan tarkemmin alla olevassa valikossa.

Opiskelijaliikkuvuutta koskevat tiedot luovutamme Opetushallituksen kansainvälistymispalvelulle. 

Luovutamme henkilötietojasi myös Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnalle (JYY) jäsen- ja vaalirekisteriin, sekä Suomen ylioppilaskuntien liiton Jolla-opiskelijarekisteriin, josta tietoja käytetään opiskelijastatuksen varmistamiseksi Oy Frank Students AB:n palveluiden käyttämisen yhteydessä.

Suostumuksellasi luovutamme henkilötietojasi Jyväskylän yliopiston kirjaston asiakastietojärjestelmään, alumnirekisteriin ja/tai työnantajille työ- ja harjoittelupaikkatarjousta varten.

³¢¾±²õä°ì²õ¾± luovutamme tietoja Maahanmuuttovirastolle. Maahanmuuttovirasto käyttää tietoja opiskelupaikan hyväksymisestä ja vastaanottamisesta, tietoja opiskelijan ilmoittautumisesta läsnä- tai poissaolevaksi opintoihin sekä tietoja opiskelijan opiskeluoikeudesta, maksuvelvollisuudesta ja lukuvuosimaksuista oleskeluluvan ja oleskeluoikeuden edellytysten selvittämisessä sekä jälkivalvonnassa.

Luovutamme tiedon siitä oletko ilmoittautunut läsnäolevaksi ainejärjestöllesi, sen jäsenrekisterin päivittämistä varten, jos ainejärjestö toimittaa yliopistolle tiedon jäsenistään.

Ristiinopiskelu (RIPA) antaa korkeakouluopiskelijoille mahdollisuuden suorittaa opintoja toisessa korkeakoulussa (Suomessa). Korkeakoulut luovuttavat toisilleen opiskelija-ja opintosuoritustietoja (suoritusmerkintä tehdään koti ja kohdekorkeakoulun rekisteriin). Ristiinopiskelupalvelun palveluväylän (tekninen ratkaisu) tarjoaa palvelun toimittaja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (käsittelijä).

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa myös tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten erillisen luovutuspyynnön perusteella. Pyynnön yhteydessä selvitetään, että luovutuksensaajalla on oikeus käsitellä tietoja.

Luovutamme EU/ETA-alueen ulkopuolelle henkilötietojasi vain tarkasti rajatuissa tilanteissa kuten vaihto-opinnot. Listan EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvista siirroista löydät alla olevan linkin kautta siltä osin kuin Jyväskylän yliopisto käyttää ns. henkilötietojen käsittelijöitä tarjotakseen työvälineitä mm. opintojen suorittamiseen.

Henkilötietojen käsittelijät ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön liittyvät tiedonluovutusluvat ja toimeksiannot. Tietojen luovuttamisesta säädetään laissa valtakunnallisista opinto-ja tutkintorekistereistä (884/2017). 

Joopas – Flexible study right (JOO)

Yliopistolain (558/2009) 44 § mukaan opiskelija saa tutkintoa suorittaessaan yliopiston päätöksen mukaisesti lukea hyväkseen toisessa kotimaisessa tai ulkomaisessa korkeakoulussa taikka muussa oppilaitoksessa suorittamiaan opintoja sekä korvata tutkintoon kuuluvia opintoja muilla samantasoisilla opinnoilla. Jyväskylän yliopisto on ottanut käyttöön JOOPAS-konsortion opintosuoritustietojen sähköisen siirtopalvelun, jolloin voit kirjautumalla sovellukseen HAKA-tunnuksellasi hakea VIRTA-opintotietopalvelussa olevat suoritustietosi. Hyväksyttyään siirtopalvelun käyttösäännöt opiskelija antaa kotikorkeakoululleen luvan poimia valitut suoritukset korkeakoulun omaa hyväksilukuprosessia varten. Avattuaan sovelluksen virkailija näkee pyynnön tehneen opiskelijan nimen ja opiskelijanumeron ja hakee VIRTA-opintotietopalvelusta opiskelijan valitsemat suoritukset, joiden perusteella hyväskiluku arvioidaan.

Emrex

Opetus- ja kulttuuriministeriön ja sen eurooppalaisten kumppaneiden yhteinen EMREX-projekti tarjoaa suomalaisen korkeakoulun oppijalle välineet tietovarantoon tuotujen opintotietojensa siirtoon organisaatiorajojen yli. Näet sovelluksessa omat opintotietosi ja voit valita tiedot, jotka luovutat eteenpäin kolmannelle osapuolelle. Voit käynnistää (suomalaisessa tai ulkomaisessa) korkeakoulussa EMREX-palvelun ja valita haluavasi hakea opintotietotojasi suomalaisesta korkeakouluista. Palvelu siirtää oppijan Suomen National Contact Pointiin (NCP). Oppijan henkilöllisyys vahvistetaan (esim. HAKA-tunnistautumisella) ja NCP hakee oppijan tiedot rajapinnan kautta tietovarannosta. Oppija valitsee ja hyväksyy siirrettävät tiedot, jonka jälkeen EMREX-palvelu siirtää ne luotettavasti ja turvallisesti oppijan kotikorkeakoulun virkailijan käyttöön. 

Arvo 

Arvo on opetushallinnon alueelle räätälöity kyselytiedonkeruujärjestelmä, jonka avulla voidaan kerätä yhteismitallista tietoa koulutuksen vaikuttavuudesta. Järjestelmää käytetään mm. yliopistojen kandipalautekyselyn toteuttamisessa. Korkeakoulu voi luoda vaikuttavuustietopalvelulla kyselyitä, joihin opiskelijat voivat vastata. Oppijan henkilöllisyys vahvistetaan (esim. Haka-tunnistautumisella). Oppijan opiskeluoikeuteen liittyviä tietoja haetaan Arvo-palveluun joko henkilötunnuksella tai kansallisella oppijanumerolla korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelusta taustatiedoksi opiskelijapalautekyselyn vastaajatunnuksen luomiseksi ja sähköisen palautteen antamisen mahdollistamiseksi. Oppija näkee sovelluksessa omat opintotietonsa. Oppija tarkistaa nämä tiedot ja luovuttaa ne eteenpäin palautekyselylinkin muodostamiseksi ja palautekyselyssä taustatietoina hyödynnettäväksi.

TUUDO 

Vain luvan antaneiden opiskelijoiden tietoja luovutetaan. Tuudo () on suomalaisen Caleidon Oy:n kehittämä mobiilisovellus ja siihen liittyvä www-selaimella käytettävä palvelu, jonka avulla oppijat voivat mm. tarkastella omia opintosuorituksiaan, ilmoittautua opetukseen ja hallita henkilökohtaisia lukujärjestyksiään. TUUDOn toiminta-ajatus on tarjota moderni sähköinen asiointikanava sekä viestintäväline oppijoiden ja korkeakoulujen välistä yhteydenpitoa varten. Oppija näkee TUUDO-palvelussa VIRTA-opintotietopalveluun tallennettuja, itseään koskevia tietoja. Oppija päättää itse, käyttääkö hän TUUDOa tietojensa katseluun. Tiedonsaanti edellyttää oppijan henkilöllisyyden varmentamista esimerkiksi pankkitunnuksilla tai HAKA-tunnistautumisella. Tiedot haetaan ainoastaan antamasi suostumuksen perusteella.

Jotpa

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus (Jotpa) rahoittaa osaa opinnoista ja toimii rahoittamiensa opintojen valtionapuviranomaisena. Jotta se voi valvoa rahoituksen käyttöä Jotpalle luovutetaan tiedot Jotpan rahoittaman säännellyn koulutuksen opintosuorituksista.

³¢¾±²õä°ì²õ¾± Jotpalle luovutetaan tilastotietoja. Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetun lain (628/2021) 2 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on toimialaansa liittyvä osaamis ja työvoimatarpeen ennakointitiedon analysointi. Korkeakoulujen opintosuoritusdataa tarvitaan osaamis ja työvoimatarpeen analysointiin.

Oili

Yliopistolain (558/2009) 39 §:n mukaan opiskelijaksi hyväksytyn, joka on ilmoittanut ottavansa vastaan opiskelupaikan, tulee asianomaisen korkeakoulun määräämällä tavalla ilmoittautua korkeakouluun, jonka jälkeen hänet merkitään opiskelijaksi. Jyväskylän yliopisto käyttää ilmoittautumisissa CSC:n ylläpitämää Opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelua (OILI-palvelu).

Valvira

Korkeakoulut toimittavat lainsäädännön velvoittamana Valviralle pätevyyksien vahvistamiseen liittyviä opintosuoritustietoja. Valvira tarvitsee tietoa suoritetuista tutkinnoista, keskeytyneistä opinnoista ja opinto-oikeuksien menetyksistä kaikista Valviran valvonnan piiriin kuuluvista ammattiryhmistä.

Seurantakyselyt

Seurantakyselyt keräävät tietoa opinnoista ja niiden sujuvuudesta, tutkinnon suorittaneiden työllistymisestä ja sijoittumisesta työelämään (esim. uraseuranta, tohtoriseuranta). Kerättyä tietoa hyödynnetään korkeakoulujen laadunvarmistuksen, opetussuunnittelun ja opetuksen sekä opiskelijoiden ohjauksen kehittämiseksi.  Seurantakyselyt ovat osa korkeakoulujen perustoimintaa eikä opintotietojen käsittelyyn opintorekisteristä tarvita erillistä opiskelijan suostumusta, kun tietojen käsittelyn tarkoituksena on opetustehtävän hoitaminen tai muut lakisääteiset tehtävät, tieteellinen tutkimus tai tilastointi. Tietovarannosta poimitaan tiedot opiskelijoista ja heidän opintotiedoistaan seuranta-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön seurantakyselyiden taustatiedoksi. Poiminta voidaan suorittaa tiedon käyttötarkoituksesta riippuen joko satunnaisesti, toistuvasti tai jatkuvasti. Vanhentuneita henkilötietoja ei saa käsitellä, minkä vuoksi seurantakyselyitä varten haetaan tarvittaessa ajantasaiset yhteystiedot valtakunnallisesta rekisteristä (kuten väestötietojärjestelmä) tietovarannosta saadun henkilötunnuksen avulla.

Fiona

Tilastokeskuksen FIONA-etäkäyttöpalvelu on tietoturvallinen tutkimusaineistojen käsittely-ympäristö tutkimuksessa tarvittaville yksikkötason aineistoille. FIONA-etäkäyttöympäristön kautta tutkijan on mahdollista käyttää henkilö- ja yritystason aineistoja turvallisesti niin, että aineistot ovat tutkimuslupakohtaisesti yhdistettävissä muihin tutkimusaineistoihin. Henkilön suora tunnistaminen estetään Tilastokeskuksen FIONA- järjestelmään tulevissa aineistoissa. Tutkijat voivat hyödyntää Virrassa olevia opiskelijan tietoja tutkimustoiminnassa.

Pivo

Jos opiskelija käyttää Pivon tarjoamaa sovellusta Virrassa olevia tietoja voidaan hakea opiskelijan luvalla.

YTHS

VIRTA-opintotietopalvelusta toimitetaan YTHS:lle siirtotiedostoina tietoja opiskelijoista, jotka ovat lain 695/2019 2 §:n mukaisesti oikeutettuja opiskelijaterveydenhuollon palveluihin. YTHS tarvitsee palvelujen tarjoamiseen, ennakointiin ja seurantaan opiskelijan henkilötietoja sekä opiskeluoikeuteen ja lukuvuosi-ilmoittautumiseen liittyviä tietoja. Luovutettavat tiedot: Henkilötunnus, sukunimi, etunimet, sukupuoli, äidinkieli, oppijanumero, opiskeluoikeuden tyyppi, opiskeluoikeuden alkamispäivä, läsnäolotiedot (lukukausi-ilmoittautuminen, vain läsnäolevat), oppilaitos, koulutuskoodi, opiskelupaikkakunta (kampus), opiskeluoikeuden ohjauksenala.

Digivion tarjotin

Digivisio 2030 –hankkeessa kaikki suomalaiset korkeakoulut rakentavat yhdessä oppimiselle tulevaisuutta. Jatkuvan ja joustavan oppimisen tarjotin (Tarjotin) on Digivision ensimmäinen toteutus. Tarjotin on käyttäjälle näyttäytyvä yksi palvelu. Tietovarannosta haetaan oppijan läsnäolo-, opiskeluoikeus- ja opintosuoritustiedot. Tiedot haetaan ja tallennetaan Tarjottimelle, jos annat siihen suostumuksesi. Voit milloin tahansa perua antamasi suostumuksen.