Keskitetty identiteetin ja pääsynhallinta
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
- mitä tietoja °ì±ð°ùää³¾³¾±ð sinusta ja miksi,
- missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
- keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Yliopiston keskitetty identiteettitietojen, käyttäjätunnusten, käyttöoikeuksien ja tietojärjestelmäresurssien hallinnointijärjestelmä. Järjestelmä toteuttaa oikeuksien ja resurssien hallinnan lisäksi käytön seurantaa ja tilastointia, sekä sähköisten hyväksyntöjen ja työnkulkujen toimintaan liittyviä tehtäviä.
Järjestelmää käytetään lisäksi asiakaspalveluun, ongelmatilanteiden selvitykseen, yhteystietojen hallintaan sekä yliopiston tietoturva- ja suojapolitiikan mukaisten lokitietojen keräämiseen.
Yliopiston tehtävänä on järjestää opetusta ja tutkimusta. Yliopistoilla on itsehallinto, jolla turvataan tieteen, taiteen ja ylimmän opetuksen vapaus. Yliopistoyhteisöön kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstö, muu henkilöstö ja opiskelijat (yliopistolaki).
Voidakseen toteuttaa opetuksen ja tutkimuksen sekä järjestääkseen sisäisen toimintansa on yliopiston käsiteltävä yliopistoyhteisöön kuuluvien henkilöiden tietoja ja ylläpidettävä ajantasaista tietoa yliopiston eri palveluihin oikeutetuista henkilöistä. Yliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan järjestelmässä käsitellään opetus- ja tutkimushenkilöstön, muun henkilöstön, opiskelijoiden ja muussa sopimussuhteessa yliopistoon olevien tietoja em. tarkoituksiin.
Käytännössä käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan järjestelmässä tehdään mm. seuraavia toimenpiteitä:
- yliopiston käyttäjätunnusten ja sähköpostiosoitteiden luominen sopimussuhteen tai opiskeluoikeuden alkaessa
käyttäjien sijoittaminen käyttäjäryhmiin, joiden kautta käyttäjä saa käyttöönsä mm. työtehtävänsä edellyttämät verkkolevyt, sähköpostin ja muut sähköiset työvälineet - käyttäjän käyttöoikeuden elinkaaren hallitseminen (käyttäjätunnus suljetaan sopimussuhteen tai opinto-oikeuden päättyessä tai tiettyjen yliopiston käyttösääntöjä tai tietoturvallisuutta koskevien väärinkäytösepäilyjen selvittämisen ajaksi)
- aktiivisten käyttäjien tietojen välittäminen yliopiston käyttämiin kirjautumispalveluihin siten, että opiskelijat, henkilökunta ja muut yliopiston palveluiden käyttäjät saavat pääsyn heille tarkoitettuihin sähköisiin työvälineisiin
Käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmissä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa tietojärjestelmissä sijaitsevien henkilötietojen ja muiden tietojen käsittely sekä tietoturvallisuuden valvonta, ohjaaminen, vikatilanteiden selvittäminen, tietoturvaloukkausten estäminen ja selvittäminen.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat. Tarkempaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme niitä, löydät alla olevista osioista.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Oikeus perua suostumus tietojen luovuttamiseen
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Haka-luottamusverkostoon liitettyjen palvelujen käyttöön tarvittavien tietojen luovutus tapahtuu käyttäjän erikseen antamalla luvalla palveluihin kirjautumisen yhteydessä.
Microsoft O365- ja Google Apps for Education -palvelujen käyttöön liittyvien tietojen luovutuksen on käyttäjä erikseen hyväksynyt ja aktivoinut käyttöön. Näiden palveluiden osalta Jyväskylän yliopistolla on tietojenkäsittelysopimus palveluntarjoajan kanssa.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Alta löydät vastuuyksikön (Digipalvelut) yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon: