Ģ��ֱ��

Kirjaudu ohjausasiakirjapalveluun JYUn käyttäjätunnuksilla. Jos olet luomassa uutta ohjausasiakirjaa, valitse Uusi ohjausasiakirja. Jos haluat päivittää aikaisemmin luomaasi ohjausasiakirjaa, valitse Minun ohjausasiakirjani. Huomaa, että palvelussa voi olla vain yksi ohjausasiakirja yhtä jatko-opiskeluoikeutta kohti. 

Uusi ohjausasiakirja

Kirjautumisen jälkeen ohjausasiakirjapalvelu tuo valittavaksesi sinulla olevat jatko-opiskeluoikeudet.

1) Valitse jatko-opiskeluoikeus, johon ohjausasiakirjasi (väitöskirja ja ohjaussuhde) liittyy ja luo ohjausasiakirja. Jos jatko-opiskeluoikeus, johon ohjausasiakirjasi liittyy ei ole valittavana, tarkista oletko ilmoittautunut läsnäolevaksi kuluvalle lukukaudelle. Vain läsnäolevaksi ilmoittautunut tohtoriopiskelija voi laatia tai päivittää ohjausasiakirjan. Jos olet jo aikaisemmin luonut palveluun ohjausasiakirjan, kirjaudu palveluun kohdasta Minun ohjausasiakirjani.

Voimassa olevat opiskeluoikeutesi ja lukuvuosi-ilmoittautumisesi voimassaolon voit tarkistaa Sisusta.

2) Lue ohjausasiakirjan Johdanto -osiossa olevat ohjausasiakirjan liitteet 1 ja 2. Jos jokin niiden sisällöissä mietityttää, keskustele asiasta ohjaajiesi kanssa. Tohtoriopiskelija -osion tiedot tulevat JYUn opiskelijarekisteristä.

3) Täytä ohjausasiakirja sen perusteella, mitä olette yhdessä ohjaajiesi kanssa sopineet ohjausjärjestelyistä. Tiedekunta on saattanut esitäyttää ohjausasiakirjaasi ohjaajia ja seurantaryhmää koskevat tiedot. Esitäytettyjä tietoja ei tule muuttaa. Tässä muutamia vinkkejä ohjausasiakirjan täyttämiseen:

• Tohtoriopinnot: Jos olet uusi tohtoriopiskelija ja aloittanut tohtoriopintosi kevätlukukaudella, valitse syyslukukaudelle vaihtoehto ”En opiskele”.
• Ohjaussuhde: Etsi vastuullinen ohjaajasi (ja muut ohjaajat JYUssa) ohjaajan nimellä tai käyttäjätunnuksella. Jos ohjaajaa ei löydy nimellä, kokeile käyttäjätunnusta.
• ����ܰ����Գٲ������ä: Jos olet epävarma ketä seurantaryhmääsi kuuluu, katso seurantaryhmiä koskeva ohje.

4) Jos haluat jatkaa asiakirjan laatimista myöhemmin, voit tallentaa ohjausasiakirjan TALLENNA painikkeella.

5) Kun asiakirja on tallennettu, voit jatkaa sen laatimista MUOKKAA painikkeella. Huomaa, että asiakirjan tule olla muokkaustilassa, kun syötät siihen tietoja. Muussa tapauksessa vastauskentät eivät ole näkyvissä. Älä lisää asiakirjan sisältöä Kommentoi -kenttiin.

6) Kun asiakirja on valmis ja kaikki pakolliset kentät on täytetty, vahvista se omalta osaltasi valitsemalla VAHVISTA tai TALLENNA JA VAHVISTA. Ohjausasiakirjapalvelu ilmoittaa ohjausasiakirjan laatimisesta sähköpostitse niille ohjaajillesi, joilla on JYUn käyttäjätunnukset. Ohjaajasi voivat nyt tarkastella ja halutessaan kommentoida ohjausasiakirjan sisältöä ohjausasiakirjapalvelussa. Ohjausasiakirjan voi vahvistaa, kun kaikkiin pakollisiin kenttiin vastattu. Jos jokin ohjausasiakirjassa kysytty tieto ei ole omalla kohdallasi merkityksellinen (esim. ohjaajien välistä työnjakoa ei ole tarpeen kuvata, jos ohjaajia on vain yksi), voit syöttää pakolliseen kenttään esim. merkin – tai x voidaksesi vahvistaa ohjausasiakirjan.

7) Jos ohjaajasi haluavat ehdottaa muutoksia ohjausasiakirjan sisältöön, saat sähköpostitse ohjausasiakirjapalvelun lähettämän tarkistuspyynnön. Voit palata muokkaamaan asiakirjan sisältöä ja halutessasi lisätä siihen omat kommenttisi. Ohjausasiakirjapalvelussa annetuista kommenteista muodostuu keskustelu, joka näkyy kaikille asiakirjaan liitetyille henkilöille (opiskelija, ohjaajat ja tiedekunnan nimeämä valvoja). Kun asiakirjan on valmis, vahvista se omalta osaltasi valitsemalla VAHVISTA tai TALLENNA JA VAHVISTA.

8) Ohjausasiakirjapalvelu ilmoittaa sinulle sähköpostitse, kun vastuullinen ohjaajasi on vahvistanut ohjausasiakirjan. Tämän jälkeen ohjausasiakirja on vahvistettu kuluvan lukuvuoden loppuun asti.

Minun ohjausasiakirjani

Ohjausasiakirjan päivittäminen

Jos ohjausasiakirjaa on tarpeen päivittää kesken lukuvuoden, voit palauttaa vahvistetun ohjausasiakirjan takaisin luonnos –tilaan PALAUTA LUONNOS painikkeella, minkä jälkeen voit muokata asiakirjan sisältöä. Myös ohjaajasi voivat palauttaa vahvistetun ohjausasiakirjan takaisin luonnos -tilaan. Siinä tapauksessa saat sähköpostitse ohjausasiakirjapalvelun lähettämän tarkistuspyynnön. Muista lopuksi vahvistaa päivitykset omalta osaltasi VAHVISTA tai TALLENNA JA VAHVISTA painikkeella. Myös vastuullisen ohjaajasi on vahvistettava päivitykset omalta osaltaan.

Jos ohjaajasi tai seurantaryhmäsi vaihtuu, ota yhteyttä tiedekuntasi tohtorikouluun. Kun olet varmistanut, että tohtorikoululla on ohjaajistasi ja seurantaryhmästäsi sama tieto kuin sinulla, voit päivittää tiedot ohjausasiakirjaasi.

Ohjausasiakirjan vahvistaminen seuraavalle lukuvuodelle

Heinäkuun lopussa lukuvuoden päättyessä edelliselle lukuvuodelle vahvistetut ohjausasiakirjat palautuvat automaattisesti luonnos –tilaan. Käytä MUOKKAA painiketta tarkistaaksesi ja päivittääksesi ohjausasiakirjasi tiedot ja vahvista muutokset omalta osaltasi VAHVISTA tai TALLENNA JA VAHVISTA painikkeella. Myös vastuullisen ohjaajasi on vahvistettava päivitykset omalta osaltaan.

Ohjausasiakirjan poistaminen

Jos ohjausasiakirjastasi on palvelussa useampi versio, voit poistaa tarpeettomat versiot POISTA painikkeella. Voit poistaa ainoastaan luonnos –tilassa olevan ohjausasiakirjan. Jos jostakin syystä haluat poistaa muussa tilassa olevan asiakirjan, muuta se ensin luonnos –tilaan.

Ohjausasiakirjan tarkistaminen

1) Kun tohtoriopiskelija on laatinut ohjausasiakirjan ja vahvistanut sen omalta osaltaan, saat sähköpostitse ohjausasiakirjapalvelun lähettämän vahvistus- (vastuullinen ohjaaja) tai tarkistuspyynnön (muut ohjaajat). Ohjausasiakirjapalvelu ilmoittaa ohjausasiakirjan laatimisesta sähköpostitse niille ohjausasiakirjassa mainituille ohjaajille, joilla on JYUn käyttäjätunnukset.

2) Kirjaudu ohjausasiakirjapalveluun JYUn käyttäjätunnuksilla käyttäjätunnuksilla sähköpostitse saamasi linkin kautta tai osoitteessa /supervisiondoc/ (Minun ohjausasiakirjani). Voit nyt tarkastella ohjausasiakirjan sisältöä ja halutessasi kommentoida sitä ohjausasiakirjapalvelussa. Kommentit lisätään Lisää kommentti -kenttään. Ohjausasiakirjapalvelussa annetuista kommenteista muodostuu keskustelu, joka näkyy kaikille asiakirjaan liitetyille henkilöille (opiskelija, ohjaajat ja tiedekunnan nimeämä valvoja).

3) Jos haluat ehdottaa muutoksia ohjausasiakirjan sisältöön, voit lähettää opiskelijalle tarkistuspyynnön PALAUTA TARKISTETTAVAKSI painikkeella. Opiskelija voi palata muokkaamaan asiakirjan sisältöä ja halutessaan lisätä siihen omat kommenttinsa. Saat uuden vahvistus- (vastuullinen ohjaaja) tai tarkistuspyynnön (muut ohjaajat), kun opiskelija on vahvistanut tekemänsä muutokset.

• Jos ohjattavasi saa ohjausta useammasta JYUn tiedekunnasta tai erillislaitokselta, varmista että ohjausasiakirjassa on maininta siitä, että suoritettava tutkinto on kahden tai useamman tiedekunnan välinen. Se on edellytys (intranet UNO).

Ohjausasiakirjan vahvistaminen

Kun asiakirja on valmis, vastuullinen ohjaaja vahvistaa sen VAHVISTA painikkeella. Vain vastuullinen ohjaaja vahvistaa ohjausasiakirjan. Tämän jälkeen ohjausasiakirja on vahvistettu kuluvan lukuvuoden loppuun asti. Muut ohjaajat voivat kuitata asiakirjan tarkistamisen KUITTAA TARKISTETUKSI painikkeella.

Jos ohjaaja haluaa ehdottaa muutoksia jo vahvistetun ohjausasiakirjan sisältöön, se on mahdollista PALAUTA VAHVISTETTU TARKISTETTAVAKSI -painikkeella. Ohjaajat saavat uuden vahvistus- (vastuullinen ohjaaja) tai tarkistuspyynnön (muut ohjaajat), kun opiskelija on vahvistanut tekemänsä muutokset.

Ohjausasiakirja laaditaan ja vahvistetaan vuosittain aina uuden lukuvuoden alkaessa. Lisäksi opiskelija voi päivittää ohjausasiakirjaansa tarpeen mukaan, milloin tahansa. Päivityksen jälkeen vastuullisen ohjaajan on vahvistettava ohjausasiakirja uudestaan.

Vahvistamaton ohjausasiakirja

Vastuullinen ohjaaja voi harkintansa mukaan kieltäytyä vahvistamasta ohjausasiakirjaa sillä perusteella, että tohtoriopiskelijan tohtoriopinnot ja tutkimustyö eivät ole riittävästi edenneet edellisen lukuvuoden aikana. Kieltäytyminen ilmaistaan KIELTÄYDY VAHVISTAMASTA painikkeella. Jos vastuullinen ohjaaja kieltäytyy vahvistamasta ohjausasiakirjaa,

• hänen tulee käynnistää 
• ohjausasiakirjapalvelu lähettää opiskelijalle, ohjaajille ja tiedekunnan nimeämälle valvojalle sähköpostiviestin passivointiprosessin käynnistämisestä.

Minun ohjausasiakirjani

Kaikki ohjaat voivat milloin tahansa kirjautua ohjausasiakirjapalveluun JYUn käyttäjätunnuksilla ja tarkastella niitä ohjausasiakirjoja, joihin heidät on kirjattu ohjaajiksi. Ohjaajat eivät kuitenkaan voi muokata, täydentää tai päivittää ohjausasiakirjan sisältöä.

Opiskelijan ja ohjaajien lisäksi ohjausasiakirjan tietoja käsittelevät tiedekunnan tohtorikoulun nimeämä valvoja. Valvoja voi esitäyttää ja katsella ohjausasiakirjan tietoja ja ottaa tiedoista raportteja tiedekunnan sisäisiin tilastointi-, raportointi- ja kehittämistarkoituksiin. Osa tiedoista siirretään Jyväskylän yliopiston tietovarastoon yliopiston sisäisiin tilastointi-, raportointi- ja kehittämistarkoituksiin.

• Luonnos (draft): Ohjausasiakirja, jonka laatiminen tai päivittäminen on kesken, ja jota opiskelija ei ole vielä vahvistanut omalta osaltaan.
• Tarkastuksessa (pending): Ohjausasiakirja, jonka opiskelija on omalta osaltaan vahvistanut ja lähettänyt vahvistettavaksi vastuulliselle ohjaajalleen.
• Vahvistettu (confirmed): Voimassa oleva ohjausasiakirja, jonka sekä opiskelija että hänen vastuullinen ohjaajansa ovat vahvistaneet.
• Vahvistamaton (unconfirmed): Ohjausasiakirja, jonka vastuullinen ohjaaja on kieltäytynyt vahvistamasta. Kts. (intranet UNO)
• Hyväksytty opinnäyte (thesis accepted): Ohjausasiakirja, johon liittyvä opinnäyte on tarkastettu ja hyväksytty. Opiskelijaa ei muistuteta hyväksytty opinnäyte -tilaisen ohjausasiakirjan päivittämisestä.

• Opiskelija: Opiskelijan tehtävänä on ohjausasiakirjan laatiminen ja päivittäminen. Opiskelija myös vahvistaa ohjausasiakirjan omalta osaltaan.
• Ohjaaja: Ohjaajien tehtävänä on keskustella tohtoriopiskelijan kanssa ohjausasiakirjan sisällöstä. Vastuullinen ohjaaja myös vahvistaa ohjausasiakirjan.
• Valvoja: Valvoja on tiedekuntakohtaisesti nimetty jatkotutkintokoulutuksen opintohallinnollisia tehtäviä hoitava henkilö, joka voi esitäyttää ja katsella ohjausasiakirjan tietoja.

Ongelma ohjaajan lisäämisessä?

Vastuullinen ohjaaja ja muut ohjaajat JYUssa -kenttiin syötetään ohjaajan nimi, jolloin palvelu hakee ohjaajan tiedot yliopiston yhteystietohausta. Jos ohjaajaa ei löydy nimellä, kokeile etsiä ohjaajan käyttäjätunnuksella tai ota yhteyttä kautta. 

Ongelma asiakirjan vahvistamisessa?

Vahvista ja Tallenna -painike tulee näkyviin, kun kaikkiin pakollisiin kenttiin on syötetty tieto. Valitse Muokkaa ja tarkista, että olet vastannut kaikkiin pakollisiksi määriteltyihin kenttiin. Pakolliset kysymykset on merkitty punaisella täplällä.

Ongelma asiakirjan päivittämisessä?

Ohjausasiakirjapalvelussa voit luoda yhden ohjausasiakirjan kuhunkin jatko-opiskeluoikeuteen. Jos saat kirjautumisen jälkeen virheilmoituksen, vaikka olet ilmoittautunut läsnä olevaksi, tarkista että olet kirjautunut palveluun kohdasta Kirjaudu sisään nähdäksesi omat ohjausasiakirjasi.

Muut ongelmatilanteet

Muissa ohjausasiakirjaan liittyvissä ongelmatilanteissa: 1) kokeile ensin toista www-selainta, 2) ota tarvittaessa yhteyttä kautta. Palautetta ohjausasiakirjapalvelusta voit antaa myös palautelomakkeella (vaatii kirjautumisen).

Lue tarvittaessa tietosuojailmoitus.