EU rahoittajana edellyttää aineistonhallintasuunnitelman toimittamista 6 kk:n sisällä tutkimushankkeen käynnistymisestä. Aineistonhallintasuunnitelma on kuitenkin laadittava mahdollisimman hyvissä ajoin ennen hankkeen alkua, jotta kaikki aineistoihin liittyvät oikeudet, roolit ja velvollisuudet on suunniteltu ajoissa. Samalla varmistetaan, että tutkimuksen toteuttamiseen tarvittavat, aineistoon liittyvät resurssit ovat saatavilla, ja että rahoittajan vaatimuksiin aineiston avoimuudesta ja saatavuudesta voidaan vastata.
Erityisen tärkeää aineistonhallinnan suunnittelu hyvissä ajoin on tutkimuksissa, joissa käsitellään henkilötietoja. Tutkittavia tulee informoida näiden tietojen käsittelystä ennen aineiston keruuta ja informointi edellyttää aineistonhallinnan suunnittelua.
Koska EU-rahoitteiset hankkeet ovat usein tavanomaisia tutkimushankkeita monimutkaisempia ja niihin kohdistuu rahoittajataholta suurempia vaatimuksia, laaditaan näihin hankkeisiin aineistonhallintasuunnitelmat yhteistyössä Avoimen tiedon keskuksen kanssa. Myös EU:n toivoma aineistonhallintapohja eroaa tavanomaisesta aineistonhallintasuunnitelman pohjasta. Siinä, missä tavanomainen pohja keskittyy käytännön säilytysratkaisuihin ja juridisiin kysymyksiin, EU-pohjassa keskeisimmässä roolissa on FAIR-periaatteiden toteutuminen.
EU soveltaa FAIR-periaatteiden lisäksi avoimen tieteen periaatteita niin, että se edellyttää kaiken tutkijoiden hankkeessa tuottaman alkuperäisen tutkimusaineiston avaamista. Jos tuotettava aineisto sisältää henkilötietoja, se on siten anonymisoitava hankeajan puitteissa. Anonymisointi on suunniteltava ja resursoitava huolellisesti. Hankkeen vastuullinen johtaja huolehtii siitä, että anonymisointiin varataan vastuuhenkilöt ja heille tarvittava työaika. Mikäli anonymisointi ei ole mahdollista, on avoimuus ratkaistava muulla tavoin, esimerkiksi arkistoimalla aineisto soveltuvaan arkistoon tai perustelemalla, miksei tutkimusaineiston avoimuutta voida toteuttaa rahoittajan vaatimusten mukaisesti.
Nämä vaatimukset on huomioitava hankkeen suunnittelusta lähtien, jotta niihin voidaan vastata parhaalla mahdollisella tavalla.
