Yksilölliset järjestelyt valintakokeessa ja opinnoissa -tietosuojailmoitus
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Opintojesi alkutaipaleesta aina niiden päättymiseen asti, Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
-
mitä tietoja °ì±ð°ùää³¾³¾±ð sinusta ja miksi,
-
missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
-
keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi, jotka toimitat meille, jotta voimme toteuttaa valintakokeisiin liittyvän yksilöllisen järjestelyn. Tietojen käsittely perustuu niihin tietoihin, joita annat hakemuksessa ja sen liitteenä (kuten lääkärintodistus ja asiantuntijalausunnot).
Opintojen aikaisten yksilöllisten järjestelyiden käsittelyn tarkoitus on henkilökohtaisten opintojärjestelyiden toteuttaminen Jyväskylän yliopiston opiskelijoille. Henkilökohtaisten opintojärjestelyiden avulla hoidetaan yliopiston lakisääteistä velvoitetta kohtuullisiin mukautuksiin. Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään henkilökohtaisten opintojärjestelyiden suositusten laatimista varten sekä henkilökohtaisten opintojärjestelyiden toteuttamista ja siihen liittyvää neuvontaa varten.
Palvelun käytöstä kuten erilaisten suositeltujen henkilökohtaisten opintojärjestelyiden määrästä ja tavoista tuotetaan tilastollisia yhteenvetoja ja raportteja. Tilastollisista yhteenvedoista tai muista raporteista ei voi tunnistaa yksittäisiä opiskelijoita.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Valintakokeen osalta tallennettavat henkilötiedot annat hakemuksella ja sen liitteinä. Näitä ovat: hakijan tiedot, kuvailu tarvittavasta järjestelystä ja perustelut sekä muut huomiot. Lisäksi liitteet saattavat sisältää esimerkiksi kopion lääkärintodistuksesta. Hakemus ja sen liitteet säilytetään hakijapalveluissa vuoden ajan valintakokeesta. Tämän jälkeen tiedot hävitetään tietoturvallisesti.
Henkilökohtaisia opintojärjestelyitä hakevien opiskelijoiden käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Opiskelijan nimi, opiskelijanumero, opintojen aloitusvuosi, tiedekunta/laitos, tutkinto-ohjelma, yhteystiedot, tiedot suosituksen laatijoista, suositelluista järjestelyistä, niiden tiedoksi antamisesta ja voimassaolosta sekä perehtymisestä palvelujen perusteena oleviin hakemuksiin, lääkärin- tai muun asiantuntijan lausuntoihin. Henkilökohtaisten opintojärjestelyiden suosituksia säilytetään 10 vuotta.
JYU noudattaa tiedonhallintalautakunnan suositusta säilytysajoista:
Hakemus valintakoejärjestelyihin kymmenen vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Opiskelijan hakemus yksilöllisistä järjestelyistä kymmenen vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Lausuntotodistus tai lausunto yksilöllisten järjestelyiden tarpeesta kaksi vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Ilmoitus valintakoejärjestelyistä kymmenen vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Opiskelija hakemus erityisjärjestelyistä kymmenen vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Suositussuositus yksilöllisistä opiskelujärjestelyistä kymmenen vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Vastine opiskelijan hakemukseen (yksilöllisistä järjestelyistä) kymmenen vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Päätös yksilöllisitä järjestelyistä opinnoissa kymmenen vuotta TiHL (906/2019) 21.1. §:n 2 k
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Valintakoe: Hakemuksesi käsitellään koulutuspalvelujen henkilökunnan toimesta.
Jos haet yksilöllistä järjestelyä opintojesi ajalle, tietojasi käsitellään yhteistyössä kanssasi. Henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin liittyviä tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Yksiköllisten opintojärjestelyiden toteuttamista koskevien erimielisyyksien käsittelyssä, opintojärjestelyiden suosituksia voivat käsitellä myös muut työntekijät, joiden tehtäviin kyseinen erimielisyyden käsittely kuuluu. Kun toimitat suositukset eteenpäin opettajalle, kyseisellä opettajalla on pääsy henkilökohtaisten opintojärjestelyiden suosituksiin.
Terveystietoja käsittelee ainoastaan suositukset laativa henkilö. Terveystietoja ei tallenneta.
Muutoin erityisjärjestelyjä koskevia tietoja voidaan käyttää tilastointiin, eikä niitä luovuteta yliopiston ulkopuolelle, siten että henkilö olisi tunnistettavissa.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan vastuuyksikköön. Alta löydät vastuuyksikön (koulutuspalvelut) yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon: