Tietosuojailmoitus ulkomaille suuntautuvista opetus- ja henkilökuntavierailuista
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja henkilöstön kansainvälistä vierailua koskevien tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
-
mitä tietoja °ì±ð°ùää³¾³¾±ð sinusta ja miksi,
-
missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
-
keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Ulkomaille suuntautuvien vierailujen yhteydessä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on selvittää, täyttääkö suunniteltu vierailu kyseiselle rahoitukselle asetetut vaatimukset, määritellä matkarahoituksen suuruus ja ylläpitää rahoittajan edellyttämä tilastointi vierailuista. Tiedot mahdollistavat myös matkalaskun maksatuksen ja – Erasmus+ -rahoitteisten matkojen ollessa kyseessä – rahoittajan vaatiman raportoinnin.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Jyväskylän yliopisto (koulutuspalvelujen kansainvälisten palvelujen yksikkö) käsittelee ulkomaille suuntautuvia opetus- ja henkilökuntavierailuja tekevien henkilötietoja. Kansainvälisen opetus- tai henkilökuntavierailun (staff training mobility) tekijä toimittaa tiedot itse täyttäessään Matkarahoituksen hakeminen henkilökunnan kansainvälisiin vierailuihin –lomakkeen sekä Erasmus+ Mobility Agreement –l´Ç³¾²¹°ì°ì±ð±ð²Ô.
Erasmus+ -ohjelman henkilökuntaliikkuvuuteen liittyviä lomakkeita on rahoittajan vaatimuksesta säilytettävä kuusi vuotta ajan sopimuksen loppuraportin hyväksymisen jälkeen lähetettävästä ja sopimussuhteen päättävästä loppukirjeestä laskettuna. Yliopiston omaan sisäiseen käyttöön tarkoitettuja matkarahoituksen hakemuslomakkeita säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään. Osa tiedoista arkistoidaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon ja osa sähköiseen arkistointijärjestelmään tunnistetiedoin.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Ulkomaille suuntautuviin opetus- ja henkilökuntavierailuihin liittyviä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja –tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.
Kenelle siirrämme henkilötietojasi?
Opetus- ja henkilökuntavierailuihin liittyviä henkilötietoja siirretään yliopiston sisällä
- ³¾²¹³Ù°ì²¹²Ô³ó²¹±ô±ô¾±²Ô³Ù²¹Âáä°ùÂá±ð²õ³Ù±ð±ô³¾Ã¤Ã¤²Ô
- Euroopan Komission MobilityTool -raportointijärjestelmään
- tietovarastoon
Lisäksi henkilötietoja siirretään kansainväliseen henkilökuntaliikkuvuuteen allokoidun rahoituksen seurantaan kv. palveluissa laadituille excel-lomakkeille.
Löydät alta lisätietoa henkilötietojesi siirrosta yliopiston ulkopuolelle.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Vastuuyksikkönä toimii henkilöstöpalvelut. Alta löydät vastuuyksikön yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon: