Tietosuojailmoitus työnhakijalle

Työnhakijan henkilötietojen käsittely Jyväskylän yliopistossa

Julkaistu

3.10.2023

Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?

Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:

mitä tietoja ��ää�� sinusta ja miksi,
missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
keille jaamme näitä tietoja.

Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.

Millaisista opinnoista olisi hyötyä liiketoiminnan parissa? Tutustu ja valitse opintosi!

Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?

Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.

Ota yhteyttä tietosuojavastaavaan

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Kun haet työpaikkaa Jyväskylän yliopistosta, käsittelemme henkilötietojasi tässä ilmoituksessa kerrotulla tavalla. Työnhakijoiden tietoja käytetään työpaikkailmoituksia ja –hakemuksia käsiteltäessä sekä valittaessa henkilöstöä Jyväskylän yliopistoon työsuhteisiin. Henkilöturvallisuusselvityksiä käsitellään tiettyihin tehtäviin liittyen.

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?

Käsittelemme henkilötietoja, jotka annat työhakemuksessa, sen liitteissä tai haastattelussa. Jos ��ää�� henkilötietoja muualta kuin sinulta työnhakijana, hankimme tähän pääsääntöisesti suostumuksesi.

Lisäksi tiettyjen tehtävien täyttämistä varten järjestelmään voidaan tallentaa Jyväskylän yliopiston ulkopuolisen arvioijan/asiantuntijan nimi- ja sähköpostitieto.

Hakemukset voivat sisältää myös mahdollisten suosittelijoiden yhteystietoja.

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat aina 6 kuukaudesta pysyvään säilytykseen. Tarkempaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme niitä, löydät alla olevista osioista.

Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, äidinkieli, kansalaisuus ja yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot.

Ammatillista pätevyyttä osoittavat tiedot kuten esim. opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoriaa koskevat tiedot, tieteelliset, taiteelliset, opetukselliset ja muut haetun tehtävän kannalta keskeiset ansiot ja osaaminen, kielitaito ja muu erityisosaaminen.

Muita hakemukseen liittyviä tietoja, kuten esim. CV, valokuva, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit tai osaamisnäytteet, joilla hakija haluaa osoittaa ansioitaan ja sopivuutta hakemaansa tehtävään.

Lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja:

Arviointilausunnot kuten valmistelevien työryhmien esitykset tai rekrytointiprosessissa teetetyt hakija-arviot (kuten tieteellisten, taiteellisten tai opetuksellisten ansioiden arviointi) sekä mahdollisten toimielinten tai vastaavien lausunnot hakijoiden ansioista tai soveltuvuudesta tehtävään.

Soveltuvuusarviointi: soveltuvuusarvion tulokset, jos teetetään arvio.

Henkilöluottotietojen tarkistaminen: Mikäli kyse on sellaisesta työtehtävästä, että tehtävään valittavalta henkilöltä edellytetään luottotietojen tarkistamista, informoimme tästä asiasta jo hakuilmoituksessa.

Rikostaustaote, jonka tarkistamisesta ilmoitetaan hakuilmoituksessa. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä. Jyväskylän yliopisto pyytää alle 18-vuotiaiden henkilöiden kanssa työskenteleviltä työntekijöiltä (työsuhde yli 3 kk) nähtäväkseen rikostaustaotteen. Ennen kuin henkilö voidaan valita tällaiseen tehtävään, tulee hänen esittää nähtäväksi rikostaustaote ennen työsopimuksen laatimista.

Lisäksi tarvittaessa käsitellään huumausainetestin tulosta, työpaikkalääkärin lausuntoa työhöntulotarkastuksesta tai turvallisuusselvitystä.

Pakotetarkastukset (lakisääteinen velvoite), jotka perustuvat, henkilöllisyyteen, kansalaisuuteen, kotipaikkaan tai osoitteeseen. Pakotelistat (kansainvälisten järjestöjen, kuten EU:n ja YK:n, sekä kansallisten järjestöjen, kuten Office of Foreign Assets Control -yksikön (OFAC), ylläpitämät listat), luottotietorekisterit ja muut kaupalliset tiedonvälittäjät, jotka antavat tietoja esimerkiksi tosiasiallisista edunsaajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä. Henkilöltä itseltään tai organisaatiolta johon henkilöllä on pakotteiden kannalta relevantti yhteys.

Akateemista henkilökuntaa palkattaessa JYU voi tehdä automaattisen analyysin hakijan ORCID-tunnuksen perusteella. Lähteenä analyysissa käytetään julkaisutietokantoja: Dimensions ja Overton.

Analyysin avulla tuotetaan luotettavaa tietoa siitä:

mitä hakija on tutkinut
millaisia tutkimuskysymyksiä hakija on käsitellyt
millainen on hakijan vaikuttavuus
millainen verkosto hakijalla on julkaisujen kanssakirjoittajien perusteella

Työnhakijarekisterissä olevia tietoja käsitellään tehtävän täytön vaatiman ajan. Tietyn tehtävän työpaikkahakemuksia ja videohaastattelumateriaalia säilytetään 2 vuotta työhönottoprosessin päättymisestä, ja avoimia hakemuksia 6 kuukautta hakemuksen jättämisestä. Rikoslain syyteaika ja työsyrjintää koskeva sääntely, antavat rekisterinpitäjälle perustellun syyn säilyttää rekrytointiprosessin aikana kerättyjä henkilötietoja kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen (hylätyt hakijat). Tietoja ei poisteta rekisteröidyn pyynnöstä ko. määräajan kuluessa. Määräaika lasketaan työhönottoprosessin päättymisestä.

Tehtävään valitun henkilön hakemus liitteineen säilytetään kuitenkin pysyvästi järjestelmässä sekä tulostettuna arkistossa Jyväskylän yliopiston kirjaamossa. Henkilöturvallisuusselvitysten säilytysaika määräytyy kulloinkin turvallisuusselvityslain mukaisesti.

Rikosrekisteriote, laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittäminen (504/2002) (salassa pidettävä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24.1 § 4). Ei säilytetä.

Tieto huumausainetestistä (salassa pidettävä laki yksityisyyden suojasta työelämässä). Ei säilytetä.

Työhöntulotarkastus, työpaikkalääkärin lausunto (salassa pidettävä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24.1 § 25 kohta). Ei säilytetä.

Turvallisuusselvitys, turvallisuusselvityslaki 726/2014, salassa pidettävä, säilytetään 6 kk.

Soveltuvuustestaus, soveltuvuustestauskoe, salassa pidettävä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24.1 § 29 kohta (tiedot psykologisista testeistä ja soveltuvuuskokeista, tiedot työntekijän valintaa tai palkkauksen perustetta varten tehdyistä arvioinneista), säilytetään 14 kk (valintapäätöksen jälkeen).

Opetus- ja tutkimushenkilökunnan osalta esitykset tehtävään ottamisesta ja siihen liittyvät asiakirjat kuten päätösesitykset, asiantuntijalausunnot ja opetus- ja kielitaidon arvioinnit säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi.

Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?

Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa. Määräajan säilytettäviä tietoja ei lähtökohtaisesti poisteta ko. ajan kuluessa. Pysyvästi säilytettäviä tietoja ei poisteta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus perua suostumus tietojen luovuttamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.

Tutustu oikeuksiisi tarkemmin

Käytä kirjaamon sivuilta löytyvää lomaketta

Lähetä vapaamuotoinen pyyntö kirjaamoon

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Työnhakijan henkilötietoja saavat käsitellä ne henkilöt, jotka kussakin tiedekunnassa tai yksikössä sekä henkilöstöpalveluissa osallistuvat valintapäätöksen tekemiseen ja valmisteluun. Henkilöturvallisuusselvityshakemuksia ja vastauksia käsittelee ainoastaan henkilöstölakimies.

Työnhakijaa/työntekijää voidaan hänen suostumuksellaan testata henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein työtehtävien hoidon edellytysten tai koulutus- ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Työnantaja varmistaa tällöin, että testausmenetelmät ovat luotettavia ja niiden suorittajat asiantuntevia (TeTSL 13 §). Henkilötietojen käsittelystä tehdään erilliset sopimukset.

Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.

Tutustu käsittelijöihin tarkemmin

Kenelle siirrämme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi siirretään yliopiston sisällä:

��ٰ첹�Գ󲹱��Գٲ��ä��ٱ��ää��
VASARA-järjestelmään (työnkulkujen digitalisoinnin alusta)
�ٲ�ö��ܳܲԲԾ��ٱ��ä��ٱ��ää��
työajan kohdennus- ja kustannuslaskentajärjestelmään
työajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmään
käyttäjä- ja identiteetinhallintajärjestelmään
tietovarastoon
�پ��󲹱��Գٲ��ä��ٱ��ää��
henkilökortin tulostusjärjestelmään
Euroopan Komission MobilityTool -raportointijärjestelmään
tilojen palvelupyyntöjärjestelmään
opiskelijarekisteri- ja opintotietojärjestelmään
opetuksen suunnittelujärjestelmään
��贳�۱�-�貹��ܱ��Գ�ö��ä��ٱ��ää��
�ϳܾ��Բ��-�ٲ�ö��ܴǰ��ǲ��ܳܲԲԾ��ٳٱ��ä��ٱ��ää��

Löydät alta lisätietoa henkilötietojesi siirrosta yliopiston ulkopuolelle.

Työnhakijoiden tietoja luovutetaan seuraavasti:

Asianosaiselle itselleen
Suojelupoliisille (Turvallisuusselvityslaki 726/2014)

Tietoja luovutetaan lisäksi asiantuntija-arvioijalle, jos työpaikan saaminen edellyttää asiantuntijamenettelyä työnhakijan arviointia varten. Asiantuntijamenettelystä säädetään yliopistolaissa (yliopistolaki 558/2009 33 § 3 kohta) ja yliopiston ohjeissa. Asiantuntijamenettelyn käytöstä kerrotaan työnhakuilmoituksen yhteydessä. Tietoja voidaan yliopistolain (558/2009 51 §) mukaan luovuttaa myös Opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjälle tehdyn tiedonluovutuspyynnön perusteella, jos työnhakija on antanut suostumuksensa tai jos luovutuksensaajalla on oikeus käsitellä henkilötietoja tietosuoja-asetuksen EU 679/2016 6 artiklan tai muun lainsäädännön perusteella.

Työnhakijaa koskevat tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999).

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle. Listan EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvista siirroista löydät alla olevan linkin kautta.

Henkilötietojen käsittelijät ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojesi käsittely perustuu laillisiin perusteisiin, sopimuksiin tai antamaasi suostumukseen. Jos haluat tutustua tarkemmin lakisääteisiin perusteisiimme, kuten asiaankuuluviin lakipykäliin, löydät lisätietoa alla olevan valikon takaa.

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan yleislakina EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja kansallista tietosuojalaki (1050/2018). Tämän lisäksi työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan soveltuvin osin lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Tietosuoja-asetuksen ja työelämän tietosuojalain mukaiseen tarpeellisuusvaatimukseen perustuen Jyväskylän yliopisto ei voi käsitellä muita kuin rekrytointiprosessin kannalta välittömästi tarpeellisia työnhakijan henkilötietoja, eikä tarpeellisuusvaatimuksesta voida poiketa edes työnhakijan suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava tietosuoja-asetukseen perustuva laillinen peruste. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyperusteet:

Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Yliopistolaki (558/2009) professorin valinta, tehtävät ja arvonimi.

Turvallisuusselvityslaki (2014/726), turvallisuusselvityksen hakeminen, turvallisuusselvityksen osalta käsittelyn oikeudellinen peruste on suostumus ja turvallisuusselvityslain 5 §.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), henkilöluottotietojen käsittely, huumausainetestiä koskevan todistuksen toimittaminen työhön otettaessa, henkilö- ja soveltuvuusarviointitestit. Työnantaja saa ottaa vastaan huumausainetestiä koskevan todistuksen työtehtävään valitun työntekijän suostumuksella ja vain silloin, kun työtehtävät edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä ja joissa työn suorittaminen voi aiheuttaa yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 7 §:ssä säädetyn tilanteen. Työntekijää voidaan hänen suostumuksellaan testata henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein työtehtävien hoidon edellytysten tai koulutus- ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Työnantajan tai tämän osoittaman testaajan on työntekijän pyynnöstä annettava työntekijälle maksutta henkilö- tai soveltuvuusarvioinnissa annettu kirjallinen lausunto. Jos lausunto on annettu työnantajalle suullisena, työntekijän tulee saada selvitys lausunnon sisällöstä. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13 §.

Lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annettu laki (504/2002). Menettelystä, jolla alaikäisten kanssa työskentelemään valittavien henkilöiden rikostaustaa selvitetään, säädetään lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annetussa laissa.

Rikosrekisterilaki (770/1993), oikeus saada tietoja rikosrekisteristä.

Työterveyshuoltolaki (1383/2001), työntekijän velvollisuus osallistua terveystarkastukseen.

Työnantajalla on oikeus saada ja käyttää tehtävään valittua työnhakijaa koskevia luottotietolain (527/2007) 4 luvussa tarkoitettuja henkilöluottotietoja työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi, kun työnhakijan on tarkoitus toimia työtehtävissä, jotka edellyttävät erityistä luotettavuutta ja kyse on yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 5 a §:ssä säädetystä tilanteesta.

Sellaisten henkilötietojen käsittely, joista ilmenee terveyttä koskevia tietoja, on kiellettyä. Kieltoa ei kuitenkaan sovelleta, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisessa työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista (tietosuoja-asetus 9 artiklan 2 kohdan b alakohta). Terveystietojen käsittelykiellosta voidaan poiketa edellä kerrottujen lakien puitteissa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tietosuoja-asetuksen 6 artiklan b) alakohdan perusteella eli kun käsittelystä ei ole erikseen laissa säädetty, mutta se on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Yliopisto voi käyttää henkilötietoja tilastointiin tai suunnittelu- ja selvitystehtävään (tietosuoja-asetus 6 artiklan 1 e ja tietosuojalaki 4 §, yleinen etu).

Pakotetarkastukset (lakisääteinen velvoite), jotka perustuvat, henkilöllisyyteen, kansalaisuuteen, kotipaikkaan tai osoitteeseen.

Miten voit olla meihin yhteydessä?

Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).

Ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme

Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Alta löydät vastuuyksikön yhteystiedot.

Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon:

Lähetä pyyntö kirjaamoon

Ģ��ֱ��