Tietosuojailmoitus ei työsuhteisille yhteistyökumppaneille (palkkion - ja apurahansaajat)
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
- mitä tietoja °ì±ð°ùää³¾³¾±ð sinusta ja miksi,
- missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
- keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Jyväskylän yliopiston kanssa yhteistyössä toimii tai tiloissa työskentelee suuri joukko henkilöitä, jotka eivät ole työsuhteessa yliopistoon, kuten palkkionsaajat, apurahansaajat, palkattomat harjoittelijat, siviilipalvelustaan suorittavat, ulkopuoliset kouluttajat ja vierailijat, ulkopuoliset matkustajat, dosentit, emeritus-/emeritaprofessorit sekä henkilöasiakkaat ja -toimittajat.
Jyväskylän yliopiston ei-työsuhteisten yhteistyökumppaneiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on heihin liittyviin lakisääteisten ja sopimukseen perustuvien asioiden hoitaminen.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Palkkioiden, apurahojen sekä matka- ja kululaskujen maksatus, laskutus sekä edellä mainittujen seuranta ja tilastointi edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja käsitellään yliopiston ei-työsuhteisiin yhteistyökumppaneihin liittyvien tehtävien hoidon edellyttämän ajan. Arkistointi toteutetaan Jyväskylän yliopiston tiedonohjaussuunnitelman säilytysaikaohjeistuksen mukaisesti. Osa tiedoista arkistoidaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon ja osa sähköiseen arkistointijärjestelmään tunnistetiedoin. Tarkempaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme niitä, löydät alla olevista osioista.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja –tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä myös silloin, kun se on ulkoistanut henkilötietojen käsittelyä asetuksen tarkoittamalle henkilötietojen käsittelijälle. Jyväskylän yliopisto on ulkoistanut palkanlaskennan, mukaan lukien palkkioiden ja apurahojen maksatus, sekä laskujen vastaanoton ja maksatuksen Yliopistojen palvelukeskus Certia Oy:lle. Lisäksi kulunvalvonta-, tilahallinta- ja tilojen palvelupyyntöjärjestelmien toimittajilla Prevent 360 Turvallisuuspalvelut Oy:llä, Rapal Oy:llä ja Buildercom Oy:llä on teknisen ylläpidon järjestämiseksi pääsy tietoihin. Järjestelmäntoimittajien kanssa on tehty tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset. Sopimusten muoto ja laajuus vaihtelevat käsiteltävän henkilötiedon ja sen laajuuden mukaan.
Kenelle siirrämme henkilötietojasi?
Henkilötietoja siirretään yliopiston sisällä
- matkanhallintajärjestelmään ja toimittajarekisteriin
- °ì³Ü±ô³Ü²Ô±¹²¹±ô±¹´Ç²Ô³Ù²¹Âáä°ùÂá±ð²õ³Ù±ð±ô³¾Ã¤Ã¤²Ô
- käyttäjä- ja identiteetinhallintajärjestelmään
- ³Ù¾±±ô²¹³ó²¹±ô±ô¾±²Ô³Ù²¹Âáä°ùÂá±ð²õ³Ù±ð±ô³¾Ã¤Ã¤²Ô
- tilojen palvelupyyntöjärjestelmään
Henkilöstölle on annettu ohjeet henkilötietojen käsittelyyn, ja heitä koulutetaan ymmärtämään ja ennaltaehkäisemään rekisteritietoja uhkaavia riskejä.
Ilmoituksessa kuvatut henkilötiedot siirretään yliopiston tietovarastoon. Tietovarastoa käytetään tilastointiin sekä henkilötietojen luovutuspyyntöihin vastaamiseen.
Kysely koskien apurahatutkijoiden hyvinvointipalveluiden kehittämistä. Kyselyn ja sitä täydentävien haastattelujen tiedot tulevat puhtaasti apurahatutkijoiden hyvinvointipalvelujen kehittämisprojektin käyttöön eikä niitä julkaista missään, vaan käytetään ns. raaka-aineena hyvinvointipalvelun/-palvelujen muotoilussa. Projektista ja tietojen keräämisestä vastaa henkilöstöpalvelut.
Jyväskylän yliopisto luovuttaa tietojasi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen, tai joille tietojen luovuttaminen on välttämätöntä, tai joille tehtäviin tietojen luovutuksiin henkilö on antanut suostumuksensa.
Löydät alta lisätietoa henkilötietojesi siirrosta yliopiston ulkopuolelle.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Alta löydät vastuuyksikön yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon: