Nimipalvelujärjestelmä – Sauron -tietosuojailmoitus
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
- mitä tietoja °ì±ð°ùää³¾³¾±ð sinusta ja miksi,
- missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
- keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Yliopiston tietoverkon julkisen ja sen erillisten hallintaverkkojen IP-osoitteiden käytön hallinnan ja näihin liitettyjen laitteiden DNS- ja DHCP palvelun yhteydessä ylläpidetään hallinta-palveluun kirjattavien laitteiden yhteydessä yhteystietoa henkilöstä, joiden käyttössä tai ylläpidossa tietokone tai muu verkkoon kytkettävä tai kytketty laite on. Rekisteri sisältää henkilötietoja yliopiston yleisestä julkisia IP-osoitteita käyttävistä ei-dynaamisesti allokoiduista IP-osoitteista.
Järjestelmää ja sen tietoja käytetään tietoverkon ja tietojärjestelmien teknisiä ylläpidollisia ja hallinnollisia toimia tehtäessä. Sillä tuotetaan DNS- ja DHCP palveluiden toteuttamiseksi välttämättömät konfiguraatiotiedot.
Järjestelmää käytetään lisäksi asiakaspalveluun, ongelmatilanteiden selvitykseen, laiteiden käyttäjien yhteystietojen hallintaan sekä yliopiston tietoturva- ja suojapolitiikan mukaisten lokitietojen keräämiseen.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat aina 18 kk säilytykseen asti. Tarkempaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme niitä, löydät alla olevista osioista.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Oikeus perua suostumus tietojen luovuttamiseen
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Rekisterin tietoja syöttävät, ylläpitävät, käyttävät ja niitä pääsevät näkemään yliopiston IT-palveluiden henkilökunnasta ne joiden työtehtäviin kuuluu laitteiden liittämiseen verkkoon tarvittavien tietojen ylläpito ja näihin liittyvä ongelmanratkaisu.
Edellä mainittujen lisäksi rekisteriä voi käyttää tarkemmin rajoitetuin oikeuksin erikseen sovittuna laitoksen ja sopimuskumppanin vastaavia toimia tekevä kyseisen tahon henkilökuntaan kuuluva tekninen asiantuntija (laboratorio-insinööri) tai projektiluontoisesti asennusta tekevä asentaja.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Kenelle siirrämme henkilötietojasi?
Järjestelmästä luovutetaan rekisteröityjen koneiden ja niihin liitettyjä yhteystietoja automaattisesti ja säännönmukaisesti yliopiston IT-palveluiden Microsoft AD ylläpitojärjestelmään siellä olevien tietojen pitämiseksi ajan tasalla.
Ulkopuolisille palvelun toimittajille voidaan luovuttaa palveluiden toteuttamisen kannalta vain tarpeellisia tietoja.
Löydät alta lisätietoa henkilötietojesi siirrosta yliopiston ulkopuolelle.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan vastuuyksikköön. Alta löydät vastuuyksikön yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon: