Kirjaamo ja arkisto -tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus koskee Jyväskylän yliopiston kirjaamoa ja arkistoa.

Julkaistu

12.10.2023

Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?

Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:

mitä tietoja ��ää�� sinusta ja miksi,
missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
keille jaamme näitä tietoja.

Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.

Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?

Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.

Ota yhteyttä tietosuojavastaavaan

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten Jyväskylän yliopiston kirjaamo ja arkisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Viranomaisten tulee pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Tämä edellyttää asiakirjojen rekisteröintiä asianhallintajärjestelmään tai muuta luotettavaa asiakirjojen arkistointitapaa (arkistointia esim. ajan, numeron tai nimen perusteella) sekä arkistossa olevien asiakirjojen luettelointia.

Rekisteröimisellä tarkoitetaan yliopiston käsittelemiin asioihin liittyvän kirjeenvaihdon ja päätösten sekä asioiden käsittelyvaiheiden merkitsemistä asianhallintajärjestelmään. Kyse on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä. Asianhallintajärjestelmä toimii myös asiakirjojen tiedonhaun ja asioiden käsittelyn seurannan välineenä.

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?

Henkilötietojen säilytysajat määritellään Jyväskylän yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa. Tarkempaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme niitä, löydät alla olevista osioista.

Rekisterin tiedot kerätään Jyväskylän yliopistolle saapuvista ja Jyväskylän yliopistossa luoduista asiakirjoista. Asiakirjojen toimittajia ovat asiakkaat, yliopiston henkilökuntaan kuuluvat sekä lisäksi kotimaiset ja ulkomaiset organisaatiot.

Asiahallintajärjestelmään rekisteröidään seuraavia tietoja:

Asian vireille saattaja (toimeksiantaja), joka voi olla luonnollinen henkilö (nimitiedot).
Asiakirjan sisältö ja laatu (nimike, kuvaus).
Asiakirjan saapumis- / laatimispäivämäärä.
Suoritetut välitoimenpiteet.
Asiakirjatasolla voi esiintyä henkilötietoja, joita asian käsittelyn yhteydessä on toimitettu/pyydetty.
Asiakirjatasolla voi esiintyä arkaluontoisia henkilötietoja, jolloin asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä.

Asiakirjojen säilytysajat määritellään Jyväskylän yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa (ja arkistonmuodostussuunnitelmassa). Jyväskylän yliopiston pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Kansallisarkisto.

Määräajan säilytettävät asiakirjat ja aineistot hävitetään arkistonmuodostussuunnitelmassa/ tiedonohjaussuunnitelmassa vahvistetun säilytysajan kuluttua, mikäli niitä ei yliopiston toiminnassa tai oikeudellisista taikka muista syistä enää tarvita.

Asiakirjat ja aineistot, joille ei arkistonmuodostussuunnitelmassa tai muuten ole vahvistettu säilytysaikoja, hävitetään tai siirretään päätearkistoon sen jälkeen, kun yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja on yhdessä tiedemuseon ja yksikön kanssa määritellyt aineiston säilytysarvon.

Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat siirretään Jyväskylän yliopiston päätearkistoon tai sähköiseen arkistoon.

Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?

Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeus perua suostumus tietojen luovuttamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.

Tutustu oikeuksiisi tarkemmin

Käytä kirjaamon sivuilta löytyvää lomaketta

Lähetä vapaamuotoinen pyyntö kirjaamoon

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Yliopiston asianhallintajärjestelmää käyttää kirjaamo, ja kirjaamon henkilökunnalla on tarvittaessa pääsy henkilötietoihin. Mikäli pääsy asiakirjan tietoihin on tarpeellista työtehtävien hoitamisen kannalta, lisätään yliopiston henkilökuntaan kuuluvalle tai tehtäväkokonaisuuksia hoitavalle käyttäjäryhmälle lukuoikeudet asiakirjaan.

Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.

Tutustu käsittelijöihin tarkemmin

Kenelle siirrämme henkilötietojasi?

Asianhallintajärjestelmän diaari on julkinen asiakirja, joka kaikilla on halutessaan mahdollisuus saada nähtäville. Itse järjestelmä ei kuitenkaan ole avoimesti käytettävissä, joten diaarin lukeminen on mahdollista vain yliopiston kirjaamon tiloissa. Julkisuuslain nojalla voi asianhallintajärjestelmässä tai päätearkistossa olevia julkisia asiakirjoja vaatia nähtäväksi kirjaamon henkilökunnan kanssa sovitulla tavalla.

Päätearkistoon ja lähiarkistoon pääsyä hallitaan kulunvalvonnan avulla. Kirjaamon ja arkiston henkilökunnalla on pääsy tiloihin.

Arkistossa olevia julkisia asiakirjoja voidaan lainata viranomaisille tai yliopiston henkilökuntaan kuuluvalle työtehtäviin liittyvissä tapauksissa. Annetuista lainoista pidetään luetteloa. Asiakirjoja ei lainata yksityishenkilöille. Arkistotiloihin ei päästetä valvomatta sivullisia henkilöitä.

Diaariin rekisteröidyt asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja. Niiden joukossa voi kuitenkin olla kokonaan tai osittain salaisia asiakirjoja. Asiakirjojen salaiseksi määrääminen perustuu lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta (1999/621).

Henkilötietojen käsittelijän suorittamaa käsittelyä on määritettävä kirjallisella sopimuksella, joka sitoo henkilötietojen käsittelijää suhteessa rekisterinpitäjään ja jossa vahvistetaan käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät, rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet. Jyväskylän yliopistolla on Innofactorin kanssa tietojärjestelmien kehittämistä ja ylläpitoa koskeva sopimus.

Jyväskylän yliopiston kirjaamo ja arkisto ei siirrä henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojesi käsittely perustuu laillisiin perusteisiin, sopimuksiin tai antamaasi suostumukseen. Jos haluat tutustua tarkemmin lakisääteisiin perusteisiimme, kuten asiaankuuluviin lakipykäliin, löydät lisätietoa alla olevan valikon takaa.

Jyväskylän yliopistossa noudatetaan arkistolain (831/1994), julkisuuslain (621/1999), hallintolain (434/2003) ja lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sekä lain sähköisestä asioinnista (13/2003) vaatimuksia sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Tavoitteena on, että Jyväskylän yliopiston asiakirjahallinto ja arkistotoimi palvelee tiedon lähteenä organisaation omaa toimintaa sekä muita viranomaisia, yksityisiä tiedon tarvitsijoita sekä tieteellistä tutkimusta.

Henkilötietojen käsittelyllä on myös seuraavat oikeusperusteet:

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Käsittely on tarpeen rekisteröidyn suostumuksen tai nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Yliopiston asianhallintajärjestelmää käyttää kirjaamo. Järjestelmään kirjataan yliopiston ja keskeiset hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät sekä toimenpiteitä edellyttävät asiakirjat.

Asianhallintajärjestelmän osia ovat diaari ja asiakirjatietokanta sekä sopimustenhallinta. Diaariin rekisteröidään ja liitetään käsittelyyn tulevat ja käsittelyssä olevat asiat ja asioihin kuuluvat asiakirjat.

Miten voit olla meihin yhteydessä?

Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).

Ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme

Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Alta löydät vastuuyksikön yhteystiedot.

Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon:

Lähetä pyyntö kirjaamoon

Ģ��ֱ��