Peruskoulun kriisiviestinnän työkalupakki
Istun autossa matkalla töihin radiota kuunnellen. Puut ovat jo tiputtaneet lehtensä, ja tie kiiltelee märkänä. Kesken hyväntuulisen aamuohjelman työpuhelin pirisee vaativasti. Vastaan, vaikka kello lyökin vasta puolta seitsemää. Kiihtynyt ja järkyttynyt ääni luurin toisessa päässä puhuu liiankin nopeasti, ja kylmät väreet kiirivät selkäpiitäni pitkin. Ajan tien sivuun, kun kyynelet puristuvat omiinkin silmänurkkiin. Tiedän, että nyt ei ole aika omille tunteille ja tiedän, että pyörät on pistettävä pyörimään.
Silmänräpäyksessä mieleeni palaa aiemmin laadittu kriisiviestintäsuunnitelma. Asia on sen laatuinen, että se vaatii tiedottamista varsin monille henkilöryhmille. Kaikille en kuitenkaan voi kertoa kaikkea, vaan joudun miettimään, mitä millekin henkilöryhmälle voin kertoa. Oppilaitoksen sisällä tiedon tarvitsevat ensi vaiheessa ja kattavimmin ne, ketä tapahtunut lähimmin ja eniten koskettaa, ja jotka tarvitsevat tietoa omien tehtäviensä hoitoa varten. Näitä ovat apulaisrehtori, luokanvalvoja, oppilashuollon henkilöstö ja koulusihteeri. Seuraavassa ryhmässä on koulun muu henkilöstö. Oman ryhmänsä muodostavat luokkatoverit ja heidän huoltajansa. Koska asia koskettaa ja puhututtaa pienessä yhteisössä laajasti, tiedotusta on suunnattava myös muille oppilaille ja heidän huoltajilleen. Kaupungin sisällä perusopetusjohtaja, toimialajohtaja, sivistysjohtaja ja kaupunginjohtaja tarvitsevat keskeisimmät tiedot tapahtuneesta. Lisäksi kaupungin viestintäorganisaatio on tiedotettava ja pyydettävä apukäsiksi tiedotteiden laadintaan ja tarkistukseen liittyen.
Viestintä on hyvä käynnistää mahdollisimman nopeasti, ennen kuin huhut tapahtuneesta lähtevät liikkeelle. Koska tapahtunut koskettaa erityisesti yhtä perhettä, joudun lähtemään liikkeelle vaikeimmasta, yhteydenotosta perheeseen ja keskustelusta heidän kanssaan siitä, millä tavalla he toivovat asiaa käsiteltävän. Se – sekä julkisuuslain 24 §:n säännökset yhdessä henkilötietojen käsittelystä annetun sääntelyn kanssa määrittelevät sitä, millä tavalla voimme viestiä asiasta.
Työpaikalla kaivan lisäksi esiin kriisiviestintäsuunnitelman. Siihen on etukäteen kirjattu suunnitelmat siitä, kuka vastaa viestinnästä ja kenelle. Koska tämänkaltaiset tapahtumat tulevat ennakoimattomasti ja yllättäen, suunnitelma auttaa jäsentämään ajatuksia ja varmistaa, etten unohda mitään. Suunnitelmassa on varauduttu esimerkein ja kartoituksin erilaisiin tilanteisiin ja poimin niistä yhden ohjenuorakseni. Samalla muutan neuvotteluhuoneen tilannekeskukseksi ja tyhjennän päivän kalenterini muutamilla pahoittelevilla sposti- ja Wilma-viesteillä. Viestin kaupungin kriisiryhmän hätäpuhelimeen, että tarvitsemme koululla apua asian käsittelyyn henkilökunnan ja osan luokkien kesken. Valmistelen koululla tilat myös heitä varten. Pyydän kohdevastaavaa kaivamaan esiin surulaatikon, joka on onneksi harvoin käytetty, mutta josta löytyvät mm. valkoinen liina, muistokynttilä ja tulitikut, muistovihko, uskonnoton muistohetken ohje teksteineen, surumusiikkia, suruliputusohjeistus sekä valokuvakehys. Olen sopinut perheen kanssa etukäteen myös näistä asioista, joita tapahtuu lähipäivinä.
Koska asia tavoittaa nopeasti laajan ihmisjoukon ja vaarana on, että tosiasiat värittyvät ja muuttuvat matkan varrella, on syytä laatia eri henkilöryhmille suunnatut viestipohjat sekä viestipohjat, joiden pohjalta opettajat ja muu henkilöstö voi kertoa ja käydä keskustelua tapahtuneesta. Muuten vaarana on, että myös henkilöstö viestii asiasta keskenään ristiriitaisella tavalla. Onneksi ohjeistuksessa on myös etukäteen sanoitettu yleisesti, kuinka kriisiä käsitellään lasten ja nuorten kanssa, vaikka tapahtumat ovatkin aina erilaisia ja ainutlaatuisia. Koska asia on vaikea myös henkilökunnalle, se, että joku muotoilee ja pukee sanoiksi vaikean asian, helpottaa ja tukee henkilökuntaa heille vaikeassa asiassa.
Kun viestintä ja ensivaiheen toimenpiteet on saatu hoidetuksi, on hyvä mennä henkilökunnan ja oppilaiden joukkoon. Siellä saa parhaiten käsityksen siitä, millainen tunnelma asian suhteen vallitsee, onko asiaan liittyen noussut esille kysymyksiä, tarvitseeko joku erityisen paljon tukea, kriisiapua tai vastaavaa. Vaikka tapahtunut nostaa myös itselle palan kurkkuun, olen palvelutehtävässä tukemassa ja auttamassa muita. Muistan pitää kurissa mahdollisimman hyvin oman tunnemaisemani ja viestin osaamista, lämpöä ja kiireettömyyttä, vaikka hyväksyn myös sen, etten itsekään tiedä kaikkeen vastauksia. Myös se, että on itse henkilökunnalle läsnä ja tavoitettavissa, luo turvaa ja yhteenkuuluvuutta. Samalla tulee ylläpidetyksi tilannekuvaa ja on mahdollista antaa täsmentäviä toimintaohjeita ja pohtia, miten asiaa ensivaiheen jälkeen tulisi käsitellä.
Lapsen ja nuoren valmius ymmärtää ja käsitellä asioita on erilainen kuin aikuisen. Kertomatta jättäminen saattaa lisätä epävarmuutta ja turvattomuuden tunnetta. Pyydän perheen toiveita kunnioittaen kertomaan tapahtumista rehellisesti, rauhallisesti ja selkeästi. Vastaamme lasten kysymyksiin myös toisinaan, ettemme tiedä. Myös aikuinen saa olla epävarma, vaikka luokin turvaa lapselle.Päivän aikana olen yhteydessä sekä työterveyteen että työsuojeluun. Lapset ja nuoret ovat käyneet halutessaan juttelemassa oppilashuollon sekä kaupungin kriisiryhmän työntekijöiden kanssa joko yksin tai ryhmissä. Lisäksi luokissa on käsitelty asioita perheen toiveen mukaisesti. Opettaja on halutessaan saanut luokkaan myös ulkopuolisen työntekijän kanssaan käsittelemään asiaa. Vaikka olen noudattanut kriisisuunnitelmaa, noudattanut perheen toiveita, viestinyt asioista moneen eri tahoon ja koordinoinut, lohduttanut, ollut kuuntelevana korvana, huomaan jääneeni miettimään, olenko tehnyt kaiken voitavani ja olenko itse myös epävarmuuden, lohduttomalta tuntuvan epäuskon ja kiireenkin keskellä tehnyt oikeita ratkaisuja.
Huomaan eräänä aurinkoisen keväisenä pakkaspäivänä jääneeni tuijottamaan työhuoneen ikkunasta ulos pihalla temmeltäviä oppilaita. Mieleeni palaavat tapahtumat kolmen kuukauden takaa. Mietin, kuinka kaari näyttää olevan pitkälti sulkeutunut, vaikka kukaan ei pystykään palauttamaan aikaa takaisin siihen, mitä se ennen tapahtumia oli. Ihmiset reagoivat asioihin eri tavoin, eikä ole yhtä oikeaa tai väärää tapaa reagoida; jotkut kävivät työnohjauksessa, toiset työpsykologilla ja kolmannet eivät halunneet mitään erityistä, vaikka työsuojelu järjesti myös keskustelutilaisuuden. Myös lapset ja nuoret surivat eri tavoin. Perheen kanssa jatkoimme hyvää vuoropuhelua kunnioittavasti ja heidän surussaan myötäeläen. Yhteisistä muistoista myös aika on näyttänyt rakentaneen lohdutuksen.
