Ä¢¹½Ö±²¥

Tutkimusaineistojen jakamiseen liittyy sekä aineiston laatuun ja yhtenäisyyteen että usein tietosuojaan ja luottamuksellisuuteen liittyviä kysymyksiä. Jos aineisto sisältää henkilötietoja tai on muulla tavalla luottamuksellista tai salassa pidettävää, käytetään tietoturvatasoltaan soveltuvia välineitä ja jakaminen rajataan vain niihin henkilöihin, joilla on erikseen tutkimussuunnitelmassa ja tutkittaville toimitetussa informoinnissa perusteltu tarve käsitellä aineistoa. 

Pohdi etukäteen, millaisia tarpeita jakamiseen tutkimusryhmälläsi, konsortiollasi tai sinulla ja yhteistyökumppaneillasi on: tarvitseeko teidän siirtää aineistoa keskenänne kansio- ja tiedostotasolla? Onko teidän voitava muokata tiedostoja samanaikaisesti organisaatiorajojen yli? Minkä määräajan jälkeen yhteistyökumppanit palauttavat tai hävittävät tiedostokopiot? 

Kun aineistoa jaetaan niin, että henkilöt tekevät tiedostoihin muokkauksia, on tärkeää sopia etukäteen versionhallintaan ja aineistojen dokumentointiin liittyvistä käytännön toimista: miten versiot dokumentoidaan ja nimetään? Tehdäänhän muutokset ja merkinnät yhdenmukaisesti kaikille ymmärrettävällä tavalla niin, että tieto merkityksellisistä muokkauksista dokumentoituu yksiselitteisesti?

Aineiston jakaminen JYUn sisällä

JYUn sisällä ensisijaisia yhteistyötyökaluja ovat Microsoftin Office365, SharePoint, OneDrive sekä Teams JYU:n tileillä käytettynä. Teams on näistä helppokäyttöisin aineistonhallinnan kannalta, kun tutkimushankkeelle tehdään oma tiimi, jonka alle toiminta keskitetään. Näin tiedostot löytyvät selkeästä sijainnista, eivätkä ole yksittäisten käyttäjien omien tilien takana.

Jakamiseen soveltuu hienosti myös Nextcloud ja erityisesti sen ryhmätyökansiot. Nextcloud ei kuitenkaan tue samanaikaista tiedostojen muokkausta.

Googlen työkaluja ja kaupallisia pilvipalveluita ei tulisi käyttää.
 

Henkilötiedot ja aineistojen jakaminen 

Suoria tai pseudonymisoituja henkilötietoja sisältävän aineiston jakamisen (luovuttaminen) tulee perustua tietosuojailmoituksen kuvaukseen tietojen käsittelystä ja käsittelijöistä tai luovuttamisesta määräaikaisesti tietylle toiselle osapuolelle. Jos aineisto sisältää sensitiivistä tietoa eli erityisiä henkilötietoryhmiä tai muulla tavalla salassa pidettävää tietoa, aineisto on pseudonymisoitava ennen jakamista, jos aineiston luonne mahdollistaa sen. Vastaanottaja varmistaa lähettäjälle, että säilyttää tarvittaessa tiedostokopioita tietoturvatasoltaan soveltuvassa tallennuspaikassa niin, että riski ulkopuolisten pääsystä aineistoon minimoidaan. 
 

Aineiston siirtäminen ja vastaanottaminen organisaation ulkopuolelle

Kun aineistoa on tarpeen vain siirtää henkilöltä toiselle ja mahdolliset muokkaukset tehdään epäsynkronisesti, käytössä ovat seuraavat ratkaisut:

Jos aineisto ei ole sensitiivistä eli sisältää perustason henkilötietoja tai on anonyymiä ja muuten ei-salassa pidettävää, hakemistoja ja yksittäisiä tiedostoja on helppoa jakaa Nextcloudissa jakolinkkien avulla. Eri osa-aineistoille on mahdollista asettaa erilaisia pääsyoikeuksia ja linkkien voimassaoloaikoja. Jaolle voi asettaa myös salasanan. Jakolinkki lähetetään vastaanottajan sähköpostiin. Jaon vastaanottaja ei tarvitse Jyväskylän yliopiston tunnuksia. 

Nextcloudissa on mahdollista luoda myös kansio ja linkki, jonka avulla toinen henkilö voi lähettää aineistoa Nextcloudiin. Näin aineistoa voi vastaanottaa myös yliopiston ulkopuolelta suoraan Nextcloudiin. Tutustu ohjeeseen tällä sivulla olevan linkin takaa.  

Mikäli yhteiskäyttö on säännöllisempää eikä pelkkä verkkoselaimessa toimivan käyttöliittymän käyttö riitä tai ole tarkoituksenmukaista, on mahdollista luoda muille yhteiskumppaneille Jyväskylän yliopiston vierailijatunnuksia ja kytkeä näihin tunnuksiin täysi pääsy Nextcloudiin. 

JYU OneDrive soveltuu ei-sensitiivisen aineiston jakamiseen. OneDriveä jakoratkaisuna käytettässä on tärkeää muistaa, että tiedostot ovat useimmin henkilökohtaisen OneDrive -tilin takana, jolloin pääsy niihin katoaa, mikäli alkuperäinen tili lakkaa tai sille tulee ongelmia.

Sensitiivistä aineistoa (pseudonymisoimattomia erityisiä henkilötietoja sisältävät tiedot, muutoin arkaluonteinen tai salassa pidettävä tieto) on mahdollista jakaa, jos aineisto on kryptattu Cryptomatorilla. Tällöin kryptaussalasana tulee jakaa erillään itse aineistosta esimerkiksi tekstiviestillä. Vastaanottajalla on lisäksi oltava käytössään sama versio Cryptomator-ohjelmistosta kuin yliopistolla. 

Yliopiston ³Ù³Ü°ù±¹²¹²õä³ó°ìö±è´Ç²õ³Ù¾± (Deltagon) on käytössä yliopiston henkilökunnalle. Se soveltuu sensitiivisten pienten aineistojen siirtämiseen. 

AV-aineiston jakamisessa saattaa avuksi tulla myös Tutkimusmoniviestin. Sieltä materiaalia ei voi jakaa ulkopuolisille käyttäjille suoraan, mutta Nextcloudin tapaan on mahdollista luoda muille yhteiskumppaneille Jyväskylän yliopiston vierailijatunnuksia ja kytkeä näihin tunnuksiin täysi pääsy Tutkimusmoniviestimeen.
 

Samanaikainen muokkaaminen 

JYU MS Teams ja Teamsiin luotava tiimi ovat suositeltava tapa käsitellä ei-sensitiivistä aineistoa, sillä tiimipohjaisessa järjestelmässä tiedostot pysyvät ryhmän tiedostoina, eivätkä katoa yksittäisten käyttäjien mukana.
 

Aineiston striimaaminen (vain katseluoikeus ilman lataus- tai muokkausoikeuksia)

Nextcloudista on mahdollista luoda jakolinkki, jonka vastaanottaja pääsee katselemaan videotallenteen tai kuuntelemaan audiotallenteen, mutta ei lataamaan siitä kopiota itselleen. Tutustu ohjeeseen tällä sivulla olevan linkin takaa.