Ä¢¹½Ö±²¥

1. Mitä tietoja tarvitset tutkimussuunnitelmasi toteuttamista ja tutkimuskysymyksiisi vastaamista varten, mitä et? Suunnittele henkilötietojen keruu ja käsittely niin, että keräät vain tietoja, joita tarvitset. Näin toteutat tietosuoja-asetuksen edellyttämää . 
2. Ajattele elinkaarilähtöisesti: mihin asti tutkimuksesi aikana tarvitset suoria ja epäsuoria henkilötietoja (esim. alkuperäistallenteet, litteraatit, kenttämuistiinpanot, analyysiaineisto, tutkittavien yhteystiedot, pseudonymisointikoodilistaus?) Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että tietoja säilytetään tutkijan hallussa vain tutkimussuunnitelmassa perusteltu aika. 
3. Tarkista tietosuojailmoitusta laatiessasi, että olet selvillä siitä, mitä pseudonymisointi ja anonymisointi käytännössä tarkoittavat. Näin vastaat turvallisin mielin siitä, mitä lupaat tutkittavillesi. Jos laadullista aineistoa (esim. muistitietotutkimus, etnografia) ei ole mahdollista sen luonteen ja sisällön vuoksi pseudonymisoida, kuvaa tietosuojailmoituksessa, että henkilötietoja käsitellään erikseen perustelemastasi syystä suoraan tunnisteellisena. 
4. Valmistele tietojen keruu niin, että keräämääsi dataan tallentuu vain tarvitsemaasi tietoa. Ks. esimerkit alla. 
5. Varaa kalenteriisi aikaa suunnittelemiesi pseudonymisointi- ja anonymisointitoimien toteuttamiseen. Sovi tarvittaessa hyvissä ajoin tutkimusryhmän jäsenten kanssa työnjako.

Esimerkkejä: Strukturoidun kyselyn muuttujat voi mahdollisuuden mukaan rakentaa kysymyksiksi luokiteltuin ti karkeistettuina yksityiskohtaisten arvojen sijaan. Esimerkiksi iän voi ryhmitellä (35-40-vuotiaat, 40-45-vuotiaat), ja kotipaikkakunnan voi kysyä seutukuntatasolla tarkan kuntatiedon sijaan, jos kuntatietoa ei tarvita analyysissa. 

Haastattelun esikysymykset voidaan strukturoida kirjalliseen muotoon ja kysyä esimerkiksi taustatiedot tarvittavalla tasolla luokiteltuina tai karkeistettuina kuten esimerkissä yllä. 

Haastateltavan kanssa voidaan sopia siitä, että vältetään sellaisia erityisesti arkaluonteisia yksityiskohtia tai lisähuomioita, joita ei erikseen ole tarkoitus käsitellä haastattelussa. 

Jos dataan karttuu arkaluonteista tietoa, jota ei tarvita, se on hyvä käytäntö leikata tallenteesta ja jättää litteroimatta. 

Pseudonymisointi on prosessi, jossa 

• suorat tunnisteet ja 
• tarvittaessa vahvat epäsuorat tunnisteet poistetaan analyysiaineistotiedostoista. 

Vahvat epäsuorat tunnisteet ovat tietoja, joista yksittäisen henkilön voi todennäköisesti päättelemällä tunnistaa, vaikka tiedoissa ei olisi suoria tunnisteita (esimerkiksi harvinainen sairaus, asuinkunta ja ammattinimiketieto yhdistettyinä). 

Esimerkiksi nimet voidaan korvata kooditunnisteilla (esim. [R01H02] tai peitenimillä [Mira]. Pseudonymisoinnin purkulistausta säilytetään erillään analyysitiedostoista niin kauan, kuin suoria tunnisteita on tarpeen säilyttää tutkimusta varten. Vaihtoehtoja erillään säilyttämiseen ovat seuraavat: 

1. Purkulistatiedostoa voi säilyttää eri JYU-tallennussjärjestelmässä kuin itse analyysidataa, esimerkiksi CollabRoomissa tai verkkoasemalle luotavassa kansiossa, jos nalyysitiedostoja säilytetään esimerkiksi Nextcloudissa. 

2. Listauksen voi myös kryptata Cryptomator-salausohjelmalla, jolloin sitä voi säilyttää myös samassa tallennusjärjestelmässä kuin analyysidatatedostoja. Ks. ohje ja Cryptomatorilla. 

Pseudonymisointi tarkoittaa, että suorien tunnisteiden lisäksi analyysidatasta poistetaan tietosuojasuojatoimena ns. vahvat epäsuorat tunnisteet, jotka eivät suoraan mahdollista henkilön tunnistamista, mutta jotka yhdistettynä keskenään tai henkilöstä muualla julkisesti saatavilla olevaan tietoon johtavat todennäköisesti henkilön tunnistamiseen (esimerkiksi harvinainen ammatti, sukupuoli, asuinpaikkakunta ja virkaikä yhdessä). Vahvoja epäsuoria tunnisteita on tyypillisesti kyselyjen avovastauksissa ja kirjoituksissa sekä haastatteluvastauksissa. 

Anonymisoitu aineisto ei enää sisällä henkilötietoja eli yksittäistä elossa olevaa henkilöä ei ole kohtuullisella vaivalla mahdollista tunnistaa aineiston sisältämistä suorista tai epäsuorista tiedoista. Eurooppalainen tietosuojalainsäädäntö ei koske anonymisoitua aineistoa. 

 Miten varmistan, että aineistoni on anonyymi?

1. Kaikki suoria tunnisteita sisältävät tiedostot kuten alkuperäiset haastattelutallenteet, suostumuslomakkeet, pseudonymisoinnin purkulistaus sekä tutkittavien yhteystiedot on hävitetty.  
2. Avovastauksissa ja kirjoituksissa sekä haastatteluvastauksissa mahdollisesti esiintyvät epäsuorat tunnisteet on häivytetty esimerkiksi karkeistamalla, luokittelemalla tai tarvittaessa poistamalla yksityiskohtia datasta. 
   Karkeistaminen: esimerkiksi kotikunta muutetaan aluetiedoksi. 
   Luokittelu: esimerkiksi ikä muutetaan ikäluokaksi tai pituus tai paino luokiksi.
   Poistaminen: täysin ainutkertainen, tunnistettava ilmaus poistetaan datasta ja poisto merkitään tekstiin esimerkiksi kahdella hakasulkeella ja yhdysmerkillä: [-].   
3. Dokumentoi toimenpiteet ainestonhallintasuunnitelmaasi.