Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Jyväskylän yliopiston asiakirjajulkisuuskuvaus.

Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteutumisesta

Jyväskylän yliopisto ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n [Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)] mukaisesti. Kuvaus tehdään julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi ja siitä käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa annetaan yleisölle sekä yliopiston henkilökunnalle yleiskuvaus siitä, miten Jyväskylän yliopiston asiarekisteri, tietovarannot ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Julkisuuslain [Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999)] mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävän tarkasti siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Viranomaisella on myös velvollisuus avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista auttaa tietopyyntöjen yksilöimisessä ja kohdistamisessa julkisuuslain edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvaus kattaa ne Jyväskylän yliopiston tietoaineistot ja asiakirjat, joihin sovelletaan julkisuuslakia.

Tarkemmat ohjeet tietopyyntöjen tekemiseen ovat asiakirjajulkisuuskuvauksen kohdassa 4. Lisätietoja asiakirjajulkisuuskuvauksesta sekä Jyväskylän yliopiston tarjoamasta tietopalvelusta saa tarvittaessa Jyväskylän yliopiston kirjaamosta. Kaikki asiakirjapyynnöt osoitetaan kirjaamoon. Jyväskylän yliopistolla ei toistaiseksi ole tietoaineistoja, jotka olisivat saatavilla avoimen teknisen rajapinnan avulla.

1. Asiarekisteri ja tiedonhallinta

Jyväskylän yliopiston asiarekisteri on looginen rekisteri, jonka muodostavat useissa tietovarannoissa ja tietojärjestelmissä käsiteltävät asiat ja asioiden metatiedot. Asiarekisteriä ylläpidetään yliopiston käsittelyssä olevista ja olleista asioista. Käsiteltävät asiat yksilöidään asiatunnuksella.

Asiarekisteriin rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot (metatiedot). Metatiedot ovat välttämättömiä asiakirjojen yksilöimiseksi ja varmistamaan niiden löytyminen ja käyttöön saaminen. Lisäksi metatiedoilla varmistetaan asiakirjojen ymmärrettävyys, tulkittavuus ja todistusvoimaisuus sekä ohjataan ja dokumentoidaan tiedon käsittelyä ja hallintaa.

Asiarekisterin avulla mahdollistetaan asiankäsittelyn monipuolinen seuranta ja todentaminen sekä tietopyyntöjen yksilöiminen. Asiarekisterin avulla Jyväskylän yliopisto edistää julkisuusperiaatteen, hyvän hallinnon ja oikeusturvan toteutumista. Asiarekisteriin tehtävät merkinnät ovat julkisia ja tietoihin voi tutustua myös paikan päällä yliopiston kirjaamossa.

Asiarekisterin muodostavat ja siihen kuuluvia tietoja sisältyy Jyväskylän yliopiston asianhallintajärjestelmään (diaari, dokumenttienhallinta, sopimustenhallinta) ja sähköiseen arkistoon sekä muihin käytössä oleviin operatiivisiin tietojärjestelmiin ja arkistoon siirrettyihin paperiaineistoihin.

Palvelujen tiedonhallinta tapahtuu Jyväskylän yliopiston operatiivisissa tietojärjestelmissä. Osaan yliopiston käyttämistä operatiivisista järjestelmistä sisältyy sekä asiarekisterin että palvelujen tiedonhallinnan tietoaineistoja.

Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee, miten Jyväskylän yliopiston asiarekisteri, palvelujen tiedonhallinta ja yliopiston hallussa olevat tiedot ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa yliopiston hallussa olevat tiedot on jaettu tietovarantoihin, tietoaineistoihin ja tietoryhmiin. Tietovaranto on näistä laajin kokonaisuus. Tietovarannot ovat tiettyä tarkoitusta varten muodostuvia, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamia tietoaineistoja tai tietoaineistojen kokoelmia. Tietoaineistot muodostuvat tiettyyn tehtävään tai palveluun liittyvistä tietokokonaisuuksista. Tietovarantojen sisältämät tietoaineistot on jaoteltu vielä tarkemmin tietoryhmittäin.

Jyväskylän yliopiston hallussa on tietoa ja asiakirjoja sekä sähköisessä että paperisessa muodossa. Asiakirjajulkisuuskuvaus on siksi jaettu säilytysmuodon mukaan kahtia sähköisiin ja fyysisiin tietovarantoihin. Lisäksi on kuvattu arkistojen säilytyspaikka.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleisluontoinen. Tarkemmin Jyväskylän yliopiston asiakirjojen hallinta on määritelty yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa, joka on yliopiston asiakirjojen, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelma sisältää esimerkiksi asiakirjakohtaisesti määritellyn säilytyspaikan, säilytysajan, tietojärjestelmän, mahdollisen salassapitoperusteen ja tiedon siitä, sisältääkö asiakirja henkilötietoja ja mihin henkilötietojen käsittely perustuu. Tiedonohjaussuunnitelmaan voi tutustua Jyväskylän yliopiston kirjaamossa. Yliopiston henkilötietojen käsittelyä ja henkilötietoihin liittyvät tietosuojailmoitukset löytyvät yliopiston tietosuojasivuilta.

2. Jyväskylän yliopiston sähköiset tietovarannot

Jyväskylän yliopiston sähköiset tietovarannot jakaantuvat seuraavasti:

Tiivistetty kuvaus: Koulutus on yliopiston lakisääteinen ydintehtävä. Koulutuksen kokonaisuus koostuu koulutuksen johtamisen, koulutuksen toteuttamisen sekä koulutuksen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja vaikuttamisen osa-alueista.
Tietoaineistot: Opiskelijavalinnat, opiskelijan tiedot, koulutuksen toteuttaminen, opetuksen järjestäminen
Tietoryhmät: Opiskelijavalinnan yleiset ja yksityiskohteiset valintaperusteet, hakukohteet, hakemustiedot, hakijan tiedot, valintatiedot, hyväksilukuhakemukset ja päätökset, koulutustarjontatiedot, opetussuunnitelmat, opetusohjelmat, opiskelijan henkilötiedot ja yhteystiedot, opiskelu- ja opinto-oikeustiedot, opinnäytetyöt (pro gradut, kandidaatintyöt, väitöskirjat), opiskelijapalaute, opintosuoritukset ja arvosanat, opetukseen ilmoittautumiset, henkilökohtaiset opintosuunnitelmat, jatko-opiskelijoiden ohjausasiakirjat, opinto-oikeuksien muutoshakemukset ja –päätökset, tutkintohakemukset, tutkintotiedot, muutoksenhaku ja oikaisuvaatimukset, työharjoittelusopimukset, opiskelijaliikkuvuustiedot, opiskelijoiden yksilölliset suositukset.
Tietojärjestelmä: JYX-julkaisujärjestelmä, Yliopiston verkkosivut, Opintopolku, ROTI opintorekisteri, REHTI opiskelijatietopalvelu, KOVS, SISU, Korppi, Mobility online, HARRI, Kandipalaute, Webropol, Exam, Moodle, Koppa, Turnitin, YKSA, Dynasty, Atomi

Tiivistetty kuvaus: Tutkimus on yliopiston lakisääteinen tehtävä. Tutkimuksen toiminta-alue koostuu tutkimuksen johtamisen, tutkimustoiminnan ja tutkimukseen liittyvän yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja vaikuttamisen osa-alueista.
Tietoaineistot: Tutkimusaihe, tutkimusresurssi, tutkimusrahoitus, tutkimussuunnitelma, keksinnöt, patentit
Tietoryhmät: Henkilöresurssit, tutkimusinfrastruktuuri, tutkimusaineistot, tutkimussuunnitelmat, rahoittajatiedot, rahoitushakemustiedot, rahoituspäätöstiedot, tutkimuslupatiedot, tutkimusprojektitiedot, tutkimustiedot, keksintöilmoitukset
Tietojärjestelmä: Converis, JYX, Greip IP, Dynasty, Webropol, Tutka, REDCap, Nextcloud, Vasara

Tiivistetty kuvaus: Organisaation johtaminen mahdollistaa yliopistolle mahdollisimman hyvät toimintaedellytykset ydintehtävien toteuttamiseksi ja varmistaa yliopiston sisäisten ja ulkoisten vaatimusten huomioimisen yliopiston toiminnassa. Organisaation johtamisen toiminta-alue koostuu yliopiston strategisen johtamisen, organisaatiorakenteen ja toiminta-alueiden, organisaatiokulttuurin sekä palveluiden hallinnan kokonaisuuksista. Lisäksi organisaation johtaminen käsittää operatiivisen johtamisen, omistajaohjauksen, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja vaikuttamisen sekä toiminnan ohjauksen.
Tietoaineistot: Päätöksenteko ja johtaminen, strategia, suunnittelu, rahoitus ja varainhankinta,
Tietoryhmät: Päätöstiedot, strategia-asiakirjat, toimintasuunnitelmat, tulossopimukset, lausunnot, esityslistatiedot, pöytäkirjatiedot, sopimustiedot (omistajatiedot), varainhankinta, hallitusaineistot, yliopistokollegion aineistot, toimintakäsikirja, omistaja strategiat, Jyväskylän yliopiston omistajapolitiikka, johtosääntö, toimintakertomukset,
Tietojärjestelmä: Dynasty, Admincontrol, Yliopiston verkkosivut, YKSA, Thinking Portfolio, Rego, Vasara, Cloudia

Tiivistetty kuvaus: Henkilöstöjohtamisen kokonaisuus koostuu työnantajakuvan johtamisen tuesta, henkilöstön osaamisen ja hyvinvoinnin johtamisen tuesta, työsuhdeasioiden johtamisesta, henkilöstön työkyvyn ylläpitämisen hallista sekä henkilöstödatan ylläpitämisestä ja hyödyntämisestä.
Tietoaineistot: Rekrytointien hakuilmoitukset, yliopiston henkilöstöjohtamisen periaatteet
Tietoryhmät: Avoinna olevat työtehtävät, henkilöstökertomus, toimintakertomus, tasa-arvo ja yhdenvertaisuussuunnitelma,
Tietojärjestelmä: TalentAdore, Yliopiston verkkosivut, Dynasty, YKSA (sähköinen arkisto), Vasara, Kongressi-järjestelmä

Tiivistetty kuvaus: Talouden hallinnan johtaminen on toimintaa, jossa määritellään yliopiston taloudelliset tavoitteet ja linjataan, miten yliopisto kohdentaa voimavarojaan toimintaan ja sen kehittämiseen. Talouden hallinta sisältää kokonaisuutena kaikki Jyväskylän yliopiston talouden prosessit, toiminnot ja palvelut. Talouden hallinnan johtaminen koostuu osa-alueista toiminnan talouden johtaminen, taloudenhallinnan perustan ylläpito, toiminnan oikeellisuuden valvonta ja raportointi, talouden suunnittelun ja raportoinnin johtaminen, hankintapalvelut ja kilpailuttaminen sekä varallisuuden ja varainhoidon ohjaus ja hallinta.
Tietoaineistot: Hankinta ja kilpailuttaminen, omaisuuden hallinta, talousarvio ja tulostiedot, kirjanpitotiedot, omistukset
Tietoryhmät: Tarjouspyyntötiedot (hankinta), hankintapäätökset, toimittajatiedot, organisaation rekisteröidyt perustiedot, vakuutustiedot, hyväksynnän toimivaltuudet, budjettitiedot, myyntilaskut, matka- ja kululaskutiedot, ostolaskut, tilinpäätöstiedot, omaisuuden hallinta
Tietojärjestelmä: SAP, Martti, Dynasty, Cloudia

Tiivistetty kuvaus: Tilajohtaminen koostuu kiinteistöjen ja tilojen hallinnasta sekä turvallisuustoiminnasta.
Tietoaineistot: Tilojen sopimushallinta, tilatietojen ylläpito
Tietoryhmät: Kiinteistötiedot, tilavaraustiedot, parkkipaikat,
Tietojärjestelmä: KOVS, Optimaze, Dynasty, Granlund Manager, ASIO, eParking

Tiivistetty kuvaus: Digitalisaation johtamisen toiminta-alue ylläpitää Jyväskylän yliopiston digitalisaation strategista tavoitetilaa, kehittämiskohteita ja digitalisaation toteuttamiseen vaadittavia resursseja. Toiminta-alue auttaa yliopistoa kilpailemaan globaalisti tutkimuksen ja koulutuksen digitalisaation ja kansainvälisen kilpailun kiihtyessä. Digitalisaation johtaminen auttaa vastaamaan teknologioilla ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn ja opiskeluun. Digitalisaation johtaminen koostuu digikulttuurin kehittämisen ydintoiminnan digitalisaation tukemisen, digital operations ja teknologia osa-alueista.
Tietoaineistot: Tietoturva, tietojärjestelmien ja laitteistojen asennus, käyttö ja ylläpito
Tietoryhmät: Käyttöoikeustiedot, lisenssitiedot, lokitiedot, päätelaitetiedot, tietojärjestelmä- ja ohjelmistotiedot, puhelinliittymä- ja dataliittymätiedot, tietoturvapoikkeamien tiedot.
Tietojärjestelmä: CollabRoom, Dynasty, Microsoft Teams, Moniviestin, Service Desk, sähköposti, Webropol, Surveypal Office 365, IDM, Active Directory, HAKA -kirjautuminen, Sauron

Tiivistetty kuvaus: Viestintä- ja markkinointijohtaminen vastaa yliopiston markkinointi- ja viestintä strategiasta, yliopiston opiskelijakokemuksen kehittämisestä (viestinnän ja markkinoinnin osa-alueilla), ja varmistaa, että kaikki vastuualueen toiminnot rakentavat yliopiston tunnettuutta tieteessä ja koulutuksessa, lisäävät yliopiston vetovoimaa niin opiskelu- kuin työpaikkana sekä vahvistavat yliopiston kansainvälistyvää brändiä. Viestintä- ja markkinointijohtaminen vastaa sisäisen viestinnän prosessien ja palveluiden johtamisesta sekä tarvittavien viestintäkanavien, -palveluiden sekä osaamisen jatkuvasta kehittämisestä. Viestintä- ja markkinointijohtaminen koostuu viestinnän ja markkinoinnin sekä sidosryhmä- ja tapahtumahallinnan osa-alueista.
Tietoaineistot: Viestinnän toteuttaminen
Tietoryhmät: Ulkoisen viestinnän sisällöt, markkinointisisällöt, lehdistötiedotteet,
Tietojärjestelmä: Yliopiston verkkosivut, tiedotejakelupalvelut, Plone -sisällönhallintajärjestelmä, Arkisto, CRM

Tiivistetty kuvaus: Tietopääoman hallinta käsittää yliopiston ratkaisut, joiden avulla yliopistoyhteisö hallitsee tietopääomaansa ja pystyy hyödyntämään tietoa osana yliopiston toimintaa ja päätöksentekoa. Tietopääoman hallinta sisältää näkökulmina tiedon eheyden, tiedon saatavuuden ja välittämisen tiedon tarvitsijalle sekä tiedon säilyttämisen sen koko elinkaaren aikana. Tietopääoman johtaminen koostuu tietopääoman hallinnan, tiedolla toimimisen ja asianhallinnan osa-alueista
Tietoaineistot: Tiedonhallinta ja tietopalvelu, fyysiset ja digitaaliset aineistot ja kokoelmat, arkisto, tilastotiedot,
Tietoryhmät: Asiakirjatiedot, metatiedot,
Tietojärjestelmä: Dynasty, PowerBI, tietovarasto, Vipunen, YKSA, Dynasty, Arkisto

Tiivistetty kuvaus: Yliopiston toimintaa osaltaan ohjaavat lainsäädäntöön, sopimuksiin, eettisiin periaatteisiin ja arvoihin sisältyvät vaatimukset sekä jatkuvan laadun parantamisen ja riskienhallinnan kehittämisen tavoitteet. Toiminta-alueen tehtävänä on sekä proaktiivisin että reaktiivisin toimin varmentaa toiminnan oikeellisuuden toteutumista. Toiminnan oikeellisuuden varmentaminen koostuu compliance and ethics, tietosuojan hallinta, riskienhallinta, laadunhallinta, sisäinen valvonta, sopimusten hallinta sekä oikeudellinen neuvonta ja toimeksiannot osa-alueista.
Tietoaineistot: Tietosuoja, riskienhallinta, laadunhallinta, sopimustenhallinta, sisäinen valvonta, oikeudelliset toimeksiannot,
Tietoryhmät: Tietosuojailmoitukset, tietosuojaselosteet, sopimusten hallinta, tietosuojapoikkeamiin liittyvät tiedot, toimintakertomukset, tietotilinpäätökset, oikaisupyynnöt, selvityspyynnöt
Tietojärjestelmä: Dynasty, arkisto, verkkosivut, YKSA (sähköinen arkisto)

3. Jyväskylän yliopiston fyysiset tietovarannot (paperiaineistot, kokoelmat ja arkistot)

Jyväskylän yliopiston fyysiset tietovarannot koostuvat pitkään tai pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Fyysiset tietovarannot jakaantuvat seuraavasti:

Jyväskylän yliopiston päätearkisto (Kanavuori)
Kirjaamon lähiarkisto (Päärakennus C Seminaarinmäki)
Tiedekuntien, erillislaitosten ja laitosten lähi- ja käsiarkistot (joissa asiakirja-aineistoa säilytetään ennen päätearkistoon siirtämistä)

Paperimuodossa olevia tietoaineistoja käsitellään ja säilytetään tiloissa, jotka ovat tietoaineistojen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja saatavuuteen liittyvien vaatimusten toteuttamiseksi riittävän turvallisia.

Päätearkistoon ja lähiarkistoon sijoitetut asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä sekä yliopiston toimintaa kuvaavana historiallisena aineistona.

Jyväskylän yliopiston hallinnoima paperimuodossa oleva aineisto on muodostunut pääosin 1960-luvun puolivälistä lähtien yliopiston tehtävien hoidon yhteydessä sekä kokoelmien osalta myös hankkimalla aineistoa. Arkistotiloissa olevaa aineistoa on kaikkiaan yhteensä noin 4 hyllykilometriä. 1960-luvun puoltaväliä vanhemmat aineistot (Jyväskylän kasvatusopillinen korkeakoulu / Jyväskylän seminaari) on luovutettu Kansallisarkiston Jyväskylän toimipisteelle (ent. Jyväskylän maakunta-arkisto), joka vastaa aineiston hallinnasta ja siihen liittyvästä tietopalvelusta.

4. Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Jyväskylän yliopiston hallinnoimia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan suoraan yliopiston kirjaamoon, jossa pyynnöt käsitellään joko suoraan tai välitetään eteenpäin asiakirjan luovuttamisesta päättävälle taholle.

4.1 Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse, esittämällä pyyntö puhelimitse tai käymällä paikan päällä. Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaan tietopyyntöön voi myös käyttää tiedonluovutuspyyntölomaketta. Jos pyyntö koskee ainoastaan julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Tällöin riittää, että lomakkeella ilmoitetaan vain luettelo pyydettävistä asiakirjoista sekä haluttu tietojen toimitustapa.

Tietopyynnöstä tulisi käydä aina ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se vain on tiedossa.

Julkinen asiakirja voi sisältää myös henkilötietoja ja olla osa yliopiston henkilörekisteriä. Pyydettävät tiedot voivat siten olla tietosuojalainsäädännön alaisia, joten rekisterinpitäjän on tällöin selvitettävä tiedon pyytäjän oikeus saada pyytämänsä. Henkilötietoja koskevan pyynnön tulee olla kirjallinen ja tiedonluovutuspyyntölomake tulee täyttää kokonaisuudessaan. Kts. tarkemmin kohta 4.3.

4.2 Hakutekijät, joilla tietoja voidaan hakea rekistereistä

Ellei asianosainen pysty yksilöimään tietopyyntöään, voidaan tietoja hakea asiankirjahallintajärjestelmästä asianosaisen nimellä, käsittelyajankohdalla sekä asian sisällön ja laadun perusteella. Muiden asiakirjajulkisuuskuvauksessa määriteltyjen tietojärjestelmien osalta hakutekijät on tarkastettava tapauskohtaisesti.

4.3 Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö tai pyyntö henkilötietojen luovuttamisesta yliopiston henkilörekisteristä

Jyväskylän yliopiston henkilörekistereissä olevien tietojen ja asiakirjojen julkisuuteen sekä luovuttamiseen sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslakia (621/1999) ja henkilötietojen osalta tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) sekä muuta erityislainsäädäntöä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain, jos luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietoja tietosuoja-asetus (EU 679/2016 6 §).

Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai pyydettäessä tietoja, joista muodostuu henkilörekisteri tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Asiakirjan pyytäjän on myös todennettava henkilöllisyytensä.

Tietopyynnön tulee olla kirjallinen ja se laaditaan käyttämällä tiedonluovutuspyyntölomaketta, joka lähetetään sähköpostitse tai kirjepostilla Jyväskylän yliopiston kirjaamoon. Jyväskylän yliopisto voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Hakijan tiedot ja tietojen toimitusosoite
Kun pyydettävät tiedot ovat tietosuojalainsäädännön alaisia tai salassa pidettäviä, rekisterinpitäjän on selvitettävä tiedon pyytäjän oikeus saada pyytämänsä.

Peruste, johon luovutuspyyntö perustuu
Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai pyydettäessä tietoja, joista muodostuu henkilörekisteri tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Tietojen käyttötarkoitus
Kun käsitellään henkilötietoja, on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus (esim. tieteellinen tutkimus, markkinointi tms.). Jos käyttötarkoitus ei riittävällä tavalla käy hakemuksesta ilmi, rekisterinpitäjän on pyydettävä hakijaa täydentämään hakemusta. Esimerkiksi mikäli kyse on tieteellisestä tutkimuksesta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystehtävästä, tulee henkilötietojen käyttötarkoituksen osoittamiseksi esittää tarvittavat liitteet. Pyydettäessä henkilötietoja tulee arvioida, mitkä tiedot ovat välttämättömiä käyttötarkoitukseen ja voidaanko esim. tutkimus suorittaa ilman henkilötietoja.

Tietojen toimitustapa
Tiedot voidaan toimittaa joko postitse tai salattuna sähköpostina. Sähköisesti toimitettavien tietojen osalta hakijan tulee ilmoittaa tietojen toimitustapa ja tiedostomuoto.

4.4 Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Tiedot toimitetaan hakijan ilmoittamaan osoitteeseen kahden viikon kuluessa tietopyynnön esittämisestä. Jos tiedonluovutus vaatii erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, tiedot toimitetaan viimeistään kuukauden kuluessa tiedonluovutuspyynnöstä (julkisuuslaki 4 luku 14 §). Tietojen luovuttamisaika lasketaan hakemuksen saapumisesta/esittämisestä, tai mikäli hakemusta joudutaan täydentämään, siitä päivästä, kun hakijalta pyydetty täydennys on saapunut. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen pyydetyt tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Sähköisesti toimitettavien tietojen osalta hakijan tulee ilmoittaa tietojen toimitustapa ja tiedostomuoto.