Tapahtumajärjestäjän turvallisuusohje

Tapahtumajärjestäjällä on mahdollisuus saada turvallisuuteen liittyvää neuvontaa sekä tukea yliopiston turvallisuuspäälliköltä.

1. Yleistä

Tapahtumalla on aina vastuullinen järjestäjä, joka vastaa myös tapahtuman turvallisuudesta. Tapahtumajärjestäjän vastuu rajautuu tapahtuman suoranaiseen sisältöön ja toteutustapaan sekä näistä mahdollisesti aiheutuviin seurauksiin. Järjestäjä ei ole vastuussa esimerkiksi kiinteistön rakenteissa tai kiinteistöteknisissä järjestelmissä ilmenevistä puutteista.

Tapahtumajärjestäjällä on mahdollisuus saada turvallisuuteen liittyvää neuvontaa sekä tukea yliopiston turvallisuuspäälliköltä. Kiinteistökohtaista käytännön neuvontaa saa myös kunkin kampusalueen vahtimestareilta. Tapahtumaturvallisuuteen liittyvistä tarpeista kannattaa viestiä hyvissä ajoin etukäteen. Mikäli tapahtuman koko tai luonne sitä vaatii, turvallisuuspäällikkö voi ottaa kokonaisvastuun tapahtuman turvallisuudesta. Tästä kuitenkin sovitaan aina erikseen.

Yleisötapahtumat ovat yksilöllisiä, eikä kaiken kattavaa turvallisuusohjetta ole sinällään mahdollista laatia järjestäjän puolesta etukäteen. Tästä johtuen kunkin yleisötapahtuman turvallisuuden suunnittelu käynnistyy riskienarvioinnilla, jossa keskeisiä lähtötekijöitä ovat mm. tapahtuman teema, ajankohta, paikka sekä olosuhteet, järjestäjien resurssit, yleisön määrä, yleisön mahdolliset erityistarpeet, sekä aikaisemmat kokemukset vastaavien tapahtumien järjestämisestä. Lähtötekijöiden pohjalta voidaan arvioida todennäköisimpien onnettomuus- ja vaaratilanteiden esiintymistä . olevan yksinkertaistetun riskienarviointimallin avulla.

Oikein mitoitetut ja hyvin toteutetut turvallisuusjärjestelyt ovat yleisötapahtuman yksi laatutekijä. Laajemmin katsottuna kyse on myös tapahtumajärjestäjän oikeusturvasta sekä yliopiston maineenhallinnasta.

Laitos suunnittelee järjestävänsä tapahtuman, jonka yleisö koostuu pääasiallisesti hyvin ikääntyneistä henkilöistä. Osalla näistä henkilöistä on vaikeuksia liikkumisen kanssa ja he tarvitsevat normaalia enemmän avustamista. Tapahtumaa varten paikalle varataan avustavaa henkilökuntaa sekä yksi ensiaputaitoinen henkilö, jonka varustukseen kuuluu defibrillaattori. Tapahtumaa varten varataan tilat rakennuksesta, joka on mahdollisimman esteetön ja soveltuu liikuntarajoitteisille.

Yliopisto järjestää avoimen yleisöluennon jonka aiheena on viime aikoina runsaasti julkisuutta saanut yhteiskunnallinen ilmiö. Tapahtumaan osallistuu panelistina henkilö, jota vastaan on kohdistunut runsaasti aggressiivista nettikirjoittelua sekä suoranaisia tappouhkauksia, vaikka asiantuntijan roolissa hänellä ei olekaan mitään tekemistä ilmiön synnyn kanssa. Aiheesta on järjestetty mielenosoituksia sekä vastamielenosoituksia eri puolilla maata, ja tulevan luennon häirinnästä liikkuu jo sekalaista uhoamista sosiaalisessa mediassa. Yliopiston turvallisuuspäällikkö ottaa vastuun luennon turvallisuusjärjestelyistä. Poliisille tehdään etukäteen ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä ja heidän kanssaan keskustellaan tiedossa olevista riskeistä. Luennon ajaksi tapahtumapaikalle palkataan järjestyksenvalvojia.

2. Tapahtumapaikka

Tapahtuman järjestelyt eivät saa vaikuttaa heikentävästi järjestämispaikan yleisiin turvallisuusjärjestelyihin. Tapahtuma ei saa myöskään kohtuuttomasti häiritä alueen tai rakennuksen muuta normaalia toimintaa.

Rakennuksen turvallisuusjärjestelyihin liittyvät perustiedot löytyvät kunkin rakennuksen pelastussuunnitelmasta ja tapahtumajärjestäjä voi hyödyntää näitä suunnitelmia vapaasti. Kunkin kiinteistön pelastussuunnitelmat ovat saatavilla yliopiston verkkosivuilta. Pelastussuunnitelmista löytyvät myös toimintaohjeet todennäköisimmissä onnettomuus- ja vaaratilanteissa. Suunnitelmia ja ohjeita saa tarvittaessa täydentää järjestettävän tapahtuman tarpeiden mukaisesti.

Tapahtumajärjestäjän vastuulla on varata riittävän suuret tilat tapahtuman henkilömäärään nähden. Kokoontumistiloille on määritelty rakennusluvassa suurin sallittu henkilömäärä. Tätä määrää ei saa ylittää. Pienempiäkään huonetiloja ei kannata kuormittaa liian suurella henkilömäärällä, sillä ilmanvaihtojärjestelmän ilmamääriä ei ole säädetty vastaamaan ylikuormitusta.

Yliopistolla järjestettävät luennot ovat lähtökohtaisesti julkisia ja avoimia kaikille. Mikäli järjestäjä haluaa rajoittaa tapahtumaan osallistumista, voi rajoitteen tehdä esim. kutsuun tai ilmoittautumiseen perustuen. Mahdollinen rajoite kannattaa viestiä selvästi etukäteen epäselvyyksien ja ristiriitojen välttämiseksi.

Tilaisuuden järjestäjä parkkeerasi tapahtuman mainostamiseen liittyvän ajoneuvon keskelle kahden rakennuksen välissä sijaitsevaa kevyenliikenteenväylää, joka on arkipäivisin tuhansia jalankulkijoita sekä pyöräilijöitä. Väärin pysäköity ajoneuvo aiheutti ruuhkautumista ja näköesteen erityisesti nopeasti liikkuville pyöräilijöille, josta seurasi useita vaaratilanteita. Lisäksi väylä oli merkitty kiinteistöjen pääsisäänkäynneille johtavaksi pelastustieksi, jolle pysäköinti on aina kiellettyä.

Tapahtuman järjestäjä kiilasi kiinteistön lukitun ulko-oven avoimeksi. Myöhemmin tapahtumaan osallistujat poistuivat lounaalle. Tapahtuman järjestäjä jätti ulko-oveen ilmoituksen siitä kuinka kauan he aikovat olla poissa. Tuon poissaolon aikana avoimeksi kiilatusta ulko-ovesta pääsi kiinteistöön sisälle varas, jonka mukaan katosi osallistujien sekä yliopiston omaisuutta.

3. Viranomaisilmoitukset ja muut velvoitteet

Suuremmat yleisötapahtumat voivat vaatia erilaisia ilmoituksia viranomaisille. Turvallisuuden osalta näistä keskeisimpiä ovat poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta sekä pelastuslaitokselle laadittava yleisötapahtuman pelastussuunnitelma. Tarve on tapauskohtainen, ja siihen liittyvää neuvontaa saa yliopiston turvallisuuspäälliköltä tai suoraan vastuuviranomaiselta.

Viranomainen voi edellyttää, että tapahtumaa varten määrätään järjestyksenvalvojia, liikenteenohjaajia, ensiapuvastaava tai muita toimijoita. Näiden palkkaamisesta aiheutuvat kustannukset kuuluvat tapahtuman järjestäjän vastuulle. Näitä toimijoita voi tietenkin palkata myös oma-aloitteisesti ilman viranomaismääräystäkin.

4. Poikkeavien tilanteiden hallinta

Tapahtumaan osallistuva yleisö odottaa, että järjestäjät ottavat aktiivisen roolin kun jotain poikkeavaa tapahtuu. Turvallisuuden osalta tällaisia poikkeamia voivat olla mm. palokellojen soiminen, sairaskohtaus tai tapaturma, häiriköinti jne. Toimenpiteet tulee suunnitella, vastuuttaa ja tarvittaessa harjoitella etukäteen. Toimintaohjeet löytyvät pääosin kiinteistön pelastussuunnitelmasta.

Politiikkaan, uskontoon, seksuaalisuuteen sekä muihin vastaaviin aihealueisiin liittyvät teemat voivat aiheuttaa kiivaitakin vastareaktioita ja yleisötilaisuuden tahallista häirintää. Satunnaisesti häirintä voi kärjistyä väkivallan asteelle, mutta tällaiset tapaukset ovat olleet harvinaisia. Tapahtuman vastuullisella järjestäjällä tai esimerkiksi yleisöluennon puheenjohtajalla on keskeinen rooli häiriköintitapausten hallinnassa. Häiriköiden kanssa toimintatavat ovat seuraavat:

Häiritseväksi koetusta käytöksestä huomautetaan häiritsijälle ja häntä pyydetään lopettamaan.
Mikäli häiritsevä käytös jatkuu huomautuksesta huolimatta, häiritsijää pyydetään poistumaan.
Mikäli henkilö kieltäytyy poistumasta ja häiritsevä käytös jatkuu edelleen, henkilön voi poistaa tilasta. Poiston suorittaa vahtimestari, vartija tai poliisi (puh. 112) tilanteen vakavuudesta riippuen.

On muistettava, että häiriökäyttäytymisen tulee olla vakavuusasteeltaan sellaista, että se merkittävästi häiritsee tai estää tapahtuman suunnitellun läpiviennin. Eri mieltä oleminen ja asiallinen kritiikki eivät ole häiriköintiä. Ilmoita tapahtuneesta myös turvallisuuspäällikölle.

5. Lopuksi

Suurin osa Jyväskylän yliopiston tiloissa järjestettävistä tapahtumista ovat perusmuotoisia ja sinällään riskittömiä. Tilamme ovat suunniteltu ja rakennettu suurille ihmismäärille ja yleisötilaisuuksille sopiviksi. Turvallisuuteen liittyvät vaaratilanteet ovat kokonaisuuteen suhteutettuna harvinaisia, mutta niiden seuraukset voivat olla vakavia. Vaaratilanteet ilmaantuvat yleensä yllättäen ja varoittamatta, jolloin myös reagointiaikaa on käytettävissä rajoitetusti. Kun turvallisuuden perusasiat muistetaan huomioida, suurin osa riskeistä on jo hallinnassa ja tapahtuman voi järjestää rauhallisin mielin. Mikäli jokin asia askarruttaa tai tuntuu haastavalta, muista kysyä neuvoa turvallisuuspäälliköltä. �۳�ٱ𾱲��ٲ�össä asiat järjestyvät.