Uuvuttavatko etäpalaverit? Näin vältät sudenkuopat

Syksyn tullen moni löytää jälleen itsensä etäpalaverista toisensa perään. Miten etätapaamiset kannattaisi toteuttaa, jotta ne ovat osallistujille hyödyllisiä? Mikä niissä kuormittaa, ja miten rasitusta voisi vähentää? Entä tiesitkö, että etäpalaverin vetäjä kuormittuu osin eri syistä kuin palaverin osallistuja?
Julkaistu
3.8.2023

Näihin kysymyksiin on saatu uutta tietoa Jyväskylän ja Oulun yliopistojen yhteishankkeessa, jossa tutkittiin etäpalavereihin osallistujien kokemuksia palaverien kuormittavista ja hyödyllisistä hetkistä ja yhteistyösuhteesta sekä niihin vaikuttavista vuorovaikutuksellisista tekijöistä. Palaverien kuormittavuutta mitattiin seuraamalla osallistujien sydämen sykettä etätapaamisten aikana.

Työsuojelurahaston rahoittaman ”Työryhmien etäpalaverien kuormittavuuden vähentäminen ja hyödyllisyyden lisääminen fysiologisten mittareiden avulla” -hankkeen tuloksista kerrotaan tarkemmin loppuseminaarissa 21.8.2023 Jyväskylässä. 

Aktiivinen osallistuminen keskusteluun kannattaa

Tutkimuksessa havaittiin, että etäyhteydellä syntyy hyvää vuorovaikutusta, jonka osallistujat arvioivat hyödylliseksi. Palaverin onnistumista edistää aktiivinen osallistuminen keskusteluun: osallistujat arvioivat palaverin sitä hyödyllisemmäksi, mitä enemmän he osallistuivat keskusteluun omilla puheenvuoroillaan.

”Psykologinen turvallisuus rakentuu etäyhteydellä hitaammin kuin kasvokkain”, psykologian laitoksen apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri huomauttaa. ”Siksi on hyödyllistä, jos tapaamisen alussa voi olla hetki kevyempää jutustelua, kuten kasvokkaisissakin tapaamisissa. Sen avulla rakennetaan yhteyttä muihin.”

Kehollinen viestintä rajallista, tekniset ongelmat rasittavat

Videoyhteydellä vuorovaikutuksen onnistumiselle tärkeät kehon viestit muuntuvat tai jäävät kokonaan välittymättä. Itsestä muille syntyvää vaikutelmaa on sen vuoksi vaikeampi arvioida ja hallita etäpalaverissa kuin kasvokkain tavattaessa. Etäpalaverit tuntuvatkin usein kuormittavilta.

Tekniset häiriöt ovat tavallisia ja niiden ratkaiseminen vie aikaa palaverin varsinaisilta asioilta. Häiriöt keskeyttävät keskustelun sujuvan etenemisen ja ovat rasittavia kaikille, mutta erityisesti palaverin vetäjälle, joka on vastuussa palaverin onnistumisesta.

Yhteinen rauhoittumishetki alensi sykettä

Hankkeessa kokeiltiin tapaamisen alun yhteistä, hiljaista rauhoittumishetkeä silmät sulkien. Jo kahdessa minuutissa osallistujien sykkeet laskivat tilastollisesti merkitsevästi. Kyselyvastausten perusteella monelle tämä rauhoittumishetki oli ollut tärkeä ja hyödyllinen.

”Etenkin, jos työtilanne on kovin kuormittava, tällaisia keinoja voi tutkimuksemme perusteella suositella”, Kykyri sanoo. Vähemmän hyödyllisiksi tapaamiset arvioitiin silloin, kun niihin tultiin valmiiksi kuormittuneina.

Palaverin vetäjillä samanlaista fysiologista muutosta ei kuitenkaan havaittu, mikä johtuu todennäköisesti vetäjän korostuneesta vastuusta tilanteen etenemisestä.

Hankkeessa on kehitetty sykkeen arviointiin myös tietokonenäköön perustuvaa teknologiaa (rPPG) sekä kasvon ilmeiden tunnistusta. Niiden avulla voidaan saada reaaliaikaista tietoa keskusteluun osallistuvien fysiologisen tilan muutoksista ja sitä kautta stressin ja vireyden vaihtelusta palaverien aikana. Näiden perusteella voidaan kehittää tulevaisuudessa sovelluksia, jotka auttavat vähentämään etätapaamisten kuormittavuutta ja lisäämään niiden hyödyllisyyttä.

Tuloksista tarkemmin loppuseminaarissa 21.8.2023 Jyväskylässä ja etänä

Hankkeen loppuseminaarissa kuullaan muun muassa

  • millaisia haasteita etävälitteisyys aiheuttaa vuorovaikutukselle
  • millaista vuorovaikutusta hyödyllisiksi arvioiduissa etäpalavereissa havaittiin
  • millainen osallistujan aktiivisuus näyttää erityisen hyödylliseltä
  • miten kuormittava työtilanne vaikuttaa kokemukseen palaverin hyödystä ja vuorovaikutuksen laadusta
  • millaiset asiat ovat osallistujille ja palaverien vetäjille kuormittavia
  • miten kuormittumista voidaan tulevaisuudessa mitata tietokoneen näytön välityksellä
  • millaiset sovellukset voivat olla tulevaisuudessa mahdollisia etäpalaverien hyödyllisyyden lisäämiseksi ja kuormittumisen vähentämiseksi.

Tervetuloa kuuntelemaan tutkimushankkeen tarkempia tuloksia ja keskustelemaan niistä!

Aika: maanantai 21.8.2023 klo 13-16.
Paikka: Jyväskylän yliopisto, Agora, Lea Pulkkisen sali (Mattilanniemi 2, 40100 Jyväskylä). Tilaisuuteen on mahdollista osallistua myös etävälitteisesti.

Ilmoittautuminen vaaditaan tarjoilujen ja laboratoriokierroksen vuoksi tai etäosallistumislinkin lähettämiseksi.

Seminaarin ohjelma on osaksi englanninkielinen. Seminaarin yhteydessä on mahdollisuus vierailuun Jyväskylän yliopiston psykologian laitoksen vuorovaikutuslaboratoriossa.

Seminaari on kaikille avoin ja osallistuminen on maksutonta. 

Tavataan seminaarissa!

Virpi-Liisa Kykyri, apulaisprofessori, PsT
Xiaobai Li, apulaisprofessori, PhD
Mikko Pohjola, projektitutkija, PsT
Miriam Nokia, apulaisprofessori, FT
Miiamaaria Kujala, akatemiatutkija, FT
Joona Muotka, yliopisto-opettaja
Risto Puutio, organisaatioanalyytikko, PsT
Aleksandr Vedernikov, tutkijatohtori, PhD
Zhaodong Sun, väitöskirjatutkija

äپٴᲹ:&Բ;