Ä¢¹½Ö±²¥

Tieteellisessä tutkimuksessa henkilötietojen käsittely perustuu yleisen edun mukaiseen tehtävään. 

Tieteellisen tutkimuksen käsitteestä annetaan lisätietoa usein kysytyissä kysymyksissä. Opinnäytetyön osalta ohjaaja arvioi onko kyse tieteellisestä tutkimuksesta, jos ei ole, et käytä näitä vaan seuraavan kohdan mallilomakepohjia.

Jyväskylän yliopiston ollessa rekisterinpitäjä tai yhteisrekisterinpitäjä, valmis tiedote ja tietosuojailmoitus toimitetaan tiedoksi myös Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi).

Tutkittavan informointi tieteellisessä tutkimuksessa (suomi, ruotsi tai englanti)

Englanninkieliset mallipohjat löydät vaihtamalla kielivalinnan suomesta englantiin.

Huom! Huolehdi, että tiedote ja tietosuojailmoitus vastaavat tutkimussuunnitelmaa ja ovat sisällöltään oikein, älä toimita esim. eettisille toimikunnille puutteellisia lomakkeita oikoluettavaksi ja korjattavaksi (usein lomakkeiden sisältö ei vastaa tutkimussuunnitelmaa). 

1. Tiedote on lyhyt kuvaus tutkimuksesta tutkittavalle: tiedotteen mallipohja suomeksi ja ruotsiksi.

2. Tietosuojailmoitus on lain edellyttämä kuvaus henkilötietojen käsittelystä: tietosuojailmoituksen mallipohja suomeksija ruotsiksi. 

   Wordin sijaan työntekijä voi kokeilla Vasaran työkalua tiedotteen ja tietosuojailmoituksen laadintaan

   Tietosuojailmoitus laaditaan aina kun käsitellään ³ó±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá²¹, vaikka kyse olisi esim. rekisteritutkimuksesta tai tiedot saataisiin käyttöön pseudonymisoituna esim. Tilastokeskukselta.

3. Yksinkertaistettu informointi on kieleltään yksinkertaisempi tiedote, tietosuojailmoitus ja osallistumissuostumus. Sitä voi käyttää esim. lasten tai vanhusten informointiin: yksinkertaisemman ilmoituksen mallipohja suomeksi ja ruotsiksi. Hyvin pienten lasten tai vajaakykyisten infromointiin on käytössä vieläkin yksinkertaisempi vaihtoehto.
4. Tietoon perustuva suostumus osallistua tutkimukseen on ihmiseen kohdistuvan tutkimuksen keskeinen eettinen periaate. Suostumusmallit löydät Jyväskylän yliopiston eettisen toimikunnan sivulta 

Jos tietosuojailmoitusta ei voi toimittaa tutkittavalle, koska se on mahdotonta tai kohtuuttoman vaikeaa se julkaistaan verkossa, joko tutkimuksen verkkosivulla . Tutkittavan informoinnista ei voida koskaan poiketa (tietosuojailmoitus), jos henkilötiedot kerätään häneltä itseltään (tietojen toimittaminen ei voi tällöin olla mahdotonta tai kohtuuttoman vaikeaa).

Huom! Jos aiot tutkimuksen päätyttyä arkistoida aineiston johonkin arkistoon, kuten Tietoarkisto, tarkista arkistoivan tahon arkistointia koskevat ohjeet, jotta osaat huomioida ne rekisteröidyn informoinneissa.

Tieteellisissä tutkimuksissa ei tulisi käyttää rekisteröidyn suostumusta käsittelyn oikeudellisena perusteena (vaan yleistä etua, mikä kerrotaan tietosuojailmoituksessa). Tutkittavalta tarvitaan kuitenkin eettinen osallistumissuostumus.

Jos haet lausuntoa sairaanhoitopiiriltä ks. ohjeet ja lomakkeet: 

Kun henkilötietojen käsittely ei ole tieteellistä tutkimusta vaan kyse on:

• muusta selvityksestä, 
• haastattelusta, 
• mielipidekyselystä tms.
• tai opinnäytteestä, jossa vasta harjoitellaan tutkimuksen tekemistä ja joka ei täytä tietellisen tutkimuksen kriteereitä, 

voit käyttää ihmisten informointiin alla olevia lomakkeita. 

Alemmat opinnäytetyöt eivät lähtökohtaisesti ole tieteellistä tutkimusta. Ohjaaja voi katsoa ylemmät opinnäytetyöt tieteelliseksi tutkimukseksi. Jos ohjaaja arvioi, että opinnäytteen suunnitelma täyttää tutkimusalalle asetetut tieteellisyyden kriteerit, käsittelyn oikeudellinen peruste voi olla yleinen etu. Käytä tällöin ylempänä tällä sivulla olevia tieteellisen tutkimuksen mallipohjia. 

Sinun tulee toimittaa osallistujalle tiedote, tietosuojailmoitus ja pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn sekä osallistumiseen. 

Mallipohjat rekisteröidyn informointiin

• Tiedote [sisältö tulee muokata tilanteeseen sopivaksi korvaa esim. ilmaisu tutkimus termillä selvitys, haastattelu tai opinnäyte]
• Tietosuojailmoituksen mallipohja,lisäksi valmiiksi täytetty mallipohja esimerkiksi siitä,millainen valmis ilmoitus voi olla Sintti Senttisen haastattelu
• Suostumus henkilötietojen käsittelyyn ja osallistumiseen

Käsittelyperusteena voit käyttää lähinnä:
 

• Rekisteröidyn suostumusta. Suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla tutkittava lausumalla tai selkeästi suostumusta ilmaisemalla toimella hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn.

• Rekisterinpitäjän oikeutettua etua, jos suostumusta ei ole mahdollista saada. Henkilötietojen käsittely voi olla mahdollista oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän edun oikeutuksen arviointiin on käytettävä ns. tasapainotestiä. Käsittelyperuste on mahdollinen tilanteissa, joissa aineisto kerätään muualta kuin rekisteröidyltä itseltään eli selvitys perustuu esim. rekisteritietoihin. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely ei ole mahdollista oikeutetun edun perustella.

Erityisillä henkilötietoryhmillä  tarkoitetaan ³ó±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá²¹, joista ilmene rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveyttä koskevia tietoja, seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevia tietoja. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluu myös geneettisten ja biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten.

Edellä mainittujen erityisten henkilöryhmien käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä. 

Poikkeusperuste erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn mielipidekysyelyiden yms. osalta on 

• Tutkittavan nimenomainen suostumus. Erona yleisenä käsittelyperusteena olevaan suostumukseen on se, että suostumus on henkilötietojen käsittelylle annettujen yleisten edellytysten lisäksi nimenomainen.

Jos sinulla on kysyttävää ole ensisijaisesti yhteydessä ohjaajaasi ja sen jälkeen tarvittaessa tietosuojaan (tietosuoja@jyu.fi). Ohjaaja on hyvä pitää cc:nä sähköpostiviesteissä.

Jos kyse on yliopiston seuranta tai selvitystehtävästä, joka perustuu yliopistolle asetettuihin velvoitteisiin kuten yliopistolain 87 §:ään arvioida koulutusta, tutkimusta ja niiden vaikuttavuutta niin oikeudellisena käsittelyperusteena, siltä osin kuin ³ó±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá²¹ on käsiteltävä, voidaan käyttää tietosuojalain 4 §:n 2 kohtaa (käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi) tai 4 §:n 3 kohtaa, jos ensisijaisesti tuotetaan tilastoaineisto (käsittely on tarpeen tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden). 4 §:n 2 kohta ei mahdollista erityisten henkilötietoryhmien käsittelyä.

Yliopiston tekemien selvitysten ja kyselyiden osalta tulee aina erikseen arvioida tarvitaanko erillinen tietosuojailmoitus vai sisältyvätkö kaikki tarvittavat tiedot olemassa oleviin ilmoituksiin. Huomaa, että henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot (käytännössä tietosuojailmoitus) tulee toimittaa rekisteröidylle ennen kuin häntä pyydetään antamaan tietojaan. Jos kyselyn toteutus on ulkoistettu henkilötietojen käsittelijälle tulee tästä mainita erikseen rekisteröidyille. 

Voit kysyä neuvoa: tietosuoja@jyu.fi

Liitä seuraavat tiedot neuvontapyyntöön: 

• Soveltuisiko asian käsittelyyn joku
   
• Osallistuuko käsittelyyn ulkopuolisia tahoja kuten yrityksiä
   
• Henkilötietoryhmät (perushenkilötiedot, erityiset henkilötietoryhmät)
   
• Miksi ³ó±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá²¹ käsitellään
   
• Luovutetaanko tietoja minne ja miksi
   
• Henkilötietojen säilytysaika
   

Jyväskylän yliopistolla on henkilötietovarantoja, jotka liittyvät eri käsittelyprosesseihin. Näitä ovat: 

• hr-tiedot (rekrytointi ja työntekijätiedot)  
• laskutukseen ja maksatukseen liittyvät tiedot  
• opiskelijoiden ja oppilaiden tiedot
• sidosryhmä ja asiakastiedot
• tilastointi
• päätöksenteko, asianhallinta ja kirjaamon arkisto 
• turvallisuustekniset järjestelmät 

Henkilötietojen käsittelyn vastuuyksiköt ovat laatineet , joka toimitetaan rekisteröidylle. Joskus voi kuitenkin olla tarpeen laatia uutta käsittelytoimea varten uusi ilmoitus. Huom! Jokaisesta järjestelmästä ei tehdä omaa tietosuojailmoitusta, joten tarkista etukäteen esim. tietosuojavastaavalta (tietosuoja@jyu.fi) voiko käsittelytoimet yhdistää johonkin jo olemassa olevaan ilmoitukseen.

Viranomaistehtävien mallipohja 

Jos yliopisto on tutkimuksen rekisterinpitäjä, yhteisrekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä tiedote ja tietosuojailmoitus toimitetaan tiedoksi kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi) ilman tutkittavan ³ó±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá²¹. Jos et tiedä, milloin yliopisto on rekisterinpitäjä lue ohjeet (, ).

Itsenäisesti tehtävissä opintosuorituksissa, opinnäytetöissä ja tutkimuksissa, joissa yliopisto ei ole rekisterinpitäjä lomakkeita ei toimiteta kirjaamoon. Peukalosääntö on siis, että työntekijän käsitellässä ³ó±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá²¹ hän toimittaa lomakkeet kirjaamoon.

Jos tieteellisessä tutkimuksessa käytetään yksinkertaisempaa ilmoitusta, jossa yhdistyy tiedote, tietosuojailmoitus ja osallistumissuostumus, niiden lisäksi kirjaamoon on toimitettava myös tavallinen tieosuojailmoitus, jotta yliopisto rekisterinpitäjänä täyttää lakisääteiset velvoitteensa.

Jyväskylän yliopiston kirjaamo säilyttää tutkimusten lomakkeita (tiedote, tietosuojailmoitus, yksinkertaistettu ilmoitus) 15 vuotta. Säilyttäminen perustuu yliopiston lakisääteiseen velvollisuuteen seurata henkilötietojen käsittelyä.

Sinun tulee huolehtia itse siitä, että tutkittava saa tiedotteen ja tietosuojailmoituksen.

Jos tiedotetta, tietosuojailmoitusta tai yksinkertaistettua ilmoitusta päivitetään myös muutokset toimitetaan tiedoksi kirjaamoon.

Muut selvitykset ja kyselyt

Kannattaa konsultoida tietosuojavastaavaa hyvissä ajoin (tietosuoja@jyu.fi) siitä tarvitaanko erillinen ilmoitus vai riittävätkö pysyviä käsittelytoimia koskevat ilmoitukset tai niiden täydentäminen (pyritään välttämään useita erillisiä ilmoituksia yliopiston tekemän toistuvan käsittelyn osalta).