蘑菇直播

Konferenssikoordinaattori,

Taru-Maija Heilala-Rasimov, Jyv盲skyl盲n yliopisto

Mik盲 on koulutuksesi?
Aloitin englannin ja saksan opinnot syksyll盲 1979. En tiennyt miksi haluan isona, mutta sen muistan, ett盲 en miss盲盲n nimess盲 aikonut opettajaksi tai tutkijaksi, vaan hain kielest盲 ty枚kalua tehd盲 jotain. Valitsin siksi kieliopinnoissani aina mahdollisimman k盲yt盲nt枚枚n orientoituneet kurssit ja sivuaineina opiskelin sosiologiaa, markkinointia ja espanjaa. Nelj盲nten盲 opiskeluvuonna toteutimme yhdess盲 englannin laitoksen kanssa uskomattoman projektin: 4 lehtoria ja 26 opiskelijaa l盲hdimme suorittamaan kev盲tlukukauden opintoja USA:ssa yhteisty枚kumppaniksi ryhtyneeseen University of Mississippiin.

Valmistuin Jyv盲skyl盲n yliopistosta maisteriksi vuonna 1989. Pitk盲ksi ven盲ht盲nytt盲 opiskeluaikaa selittelen opiskelun ohessa tapahtuneilla asioilla: kaksi ulkomaanty枚komennusta matkaoppaana, naimisiinmeno, kaksi lasta, jatkuvia keikkaty枚sopimuksia muutamiin yrityksiin鈥� Kev盲盲ll盲 1989 sain onneksi p盲盲tt盲v盲isyytt盲 saattaa opintoni p盲盲t枚kseen, laitoin lapset p盲iv盲kotiin ja kirjoitin puolivalmiin graduni valmiiksi. Akateemisen tutkinnon lis盲ksi taskussa oli jo mukana aimo annos kokemuksia.

Yliopisto-opiskelujen alkuvaiheessa suoritin matkailumarkkinoinnin opistotasoisen tutkinnon. Ty枚n ohella olen suorittanut Global Certified Meeting Manager -ammattitutkinnon (CMM) sek盲 johtamisen opintoja ammattikorkeakoulussa. My枚hemmin hankin viel盲 opettajan pedagogisen p盲tevyyden, suoritin yritt盲j盲opintoja, markkinointiviestinn盲n ammattitutkinnon ja edelleen jotain kulttuurimarkkinoinnin kursseja ammattikorkeakoulussa. Merkitt盲viksi kouluttautumisjaksoiksi koen my枚s ty枚skentelyni vapaaehtoisty枚ntekij盲n盲 hyvin organisoituneissa tapahtumissa kuten Neste Oil Rally Finland, kulttuurifestivaali Jyv盲skyl盲n Kes盲 ja Jyv盲skyl盲ss盲 ainutkertaiset Veteraanien yleisurheilun MM-kisat.

Mille ty枚nantajalle ty枚skentelet ja mit盲 ty枚nkuvasi sis盲lt盲盲?
Ty枚skentelen Jyv盲skyl盲n yliopistossa humanistisen tiedekunnan palvelukeskuksessa konferenssikoordinaattorina. P盲盲asiallinen teht盲v盲ni on avustaa tiedekunnan kongressien ja seminaarien j盲rjest盲ji盲 tapahtumien suunnittelu-, valmistelu- ja toteutusvaiheessa k盲yt盲nn枚n j盲rjestelyihin liittyviss盲 asioissa, esim. tapahtumaprojektin aikataulutus, budjetointi, yhteisty枚kumppanien kilpailutukset ja sopimukset liittyen tiloihin ruokailuihin, majoitus- ja iltaohjelmaj盲rjestelyihin, matkoihin ja kuljetuksiin, jne. Ty枚 on aikatauluttamista, viestint盲盲, teht盲vien koordinointia ja vaatii kustannustietoisuutta.

Tapahtumien koolla ei sin盲ns盲 ole merkityst盲, mutta tavallisesti minuun otetaan yhteytt盲, kun kyseess盲 on yli 50 osallistujan tapahtuma. Liityn useimmiten tapahtumien j盲rjestelytoimikuntien j盲seneksi ja kuljen tiiviisti ty枚ryhm盲n mukana koko tapahtuman elinkaaren ajan. Joskus taas tapaan j盲rjest盲ji盲 vain muutaman kerran, jolloin k盲sittelemme sen hetkisen tilanteen ja sovimme mill盲 tavalla heid盲n milloinkin kannattaa edet盲. Vuosittain osallistun keskim盲盲rin 10 - 15 yliopiston kongressin/seminaarin j盲rjest盲miseen; yht盲 aikaa ty枚n alla on n. 5 kongressia tulevalle vuodelle. Kongresseista kaksi kolmannesta on kansainv盲lisi盲 ja silloin virallinen kieli on useimmiten englanti, harvemmin ranska tai ruotsi. Osallistujam盲盲r盲 kongresseissa liikkuu 20 鈥� 1000 v盲lill盲. Kongressin elinkaari vaihtelee puolesta vuodesta kolmeen vuoteen.

L盲hes kaikkiin kongresseihin rekrytoidaan kongressia j盲rjest盲v盲lt盲 laitokselta opiskelijoita tapahtuma-avustajiksi. Opiskelijoille tarjoutuu n盲in mahdollisuus saada hyv盲盲 kokemusta kansainv盲lisess盲 ymp盲rist枚ss盲 ty枚skentelyst盲 sek盲 ilmainen kongressiosallistuminen - 听kongressinj盲rjest盲j盲 puolestaan saa joukon motivoituneita ja osaavia henkil枚it盲 huolehtimaan monista tapahtuma-aikaisista toiminnoista. Yksi mieluisa teht盲v盲ni on opastaa ja kouluttaa kongressiavustajia teht盲viins盲. Olen mukana kouluttajana my枚s kaikille opiskelijoille tarkoitetuissa tapahtuman j盲rjest盲misen kursseissa sek盲 yliopiston henkil枚kunnalle suunnatuissa teemakoulutuksissa. Ty枚skentelen luonnollisesti my枚s humanistisen tiedekunnan omien tapahtumien ja tiedekunnan vastuulle annettujen koko yliopiston tapahtumien parissa.

Miten p盲盲dyit nykyiseen ty枚h枚si ja miss盲 ty枚skentelit t盲t盲 ennen?
Aloitin humanistisen tiedekunnan palvelukeskuksessa tammikuussa 2012. Sain konferenssikoordinaattorin paikan rehellisesti sanottuna onnellisen yhteensattuman ansiosta. Min盲 olin halukas palaamaan yliopiston palkkalistoille ja j盲tin loppuvuodesta 2011 humanistiselle tiedekunnalle avoimen hakemuksen. Kielten laitos oli puolestaan juuri aloittanut kes盲ll盲 2014 toteutuvan ison kongressin suunnittelun ja alusta alkaen oli selv盲盲, ett盲 j盲rjestelyihin tarvittaisiin lis盲resursseja. Samalla kuin otin haltuuni t盲t盲 yht盲 isoa kongressia ilmestyi rinnalle yht盲kki盲 10 muutakin kongressia! Oman tiedekunnan kongressitoiminta onkin pit盲nyt minut koko ajan mukavasti ty枚llistettyn盲.

T盲t盲 ennen ty枚skentelin l盲hes 20 vuotta kongressip盲盲llikk枚n盲 4-10 henkil枚n kongressipalvelutoimistossa (PCO, Professional Congress Organizer), jossa otin projektivastuuta tapahtumatuotannosta monille eri asiakkaille kuten esim. yliopistot, ministeri枚t, liitot ja j盲rjest枚t. Ensimm盲iset 10 vuotta heti valmistumiseni j盲lkeen ty枚skentelin Jyv盲skyl盲n yliopiston t盲ydennyskeskuksessa toimivassa PCO-toimistossa Jyv盲skyl盲 Congresses 听-brandin alla. T盲rkein asiakkaamme oli silloin Jyv盲skyl盲n yliopisto. Seuraavina 10 vuotena Jyv盲skyl盲 Congresses -toiminta liitettiin liiketoimintakauppojen kautta eri yritysten yhteyteen. N盲in盲 vuosina sain tapahtuman j盲rjest盲miseen arvokasta n盲k枚kulmaa aiemman yliopiston (academic) ohella niin kongressikeskuksen (facilities), matkatoimiston (incentive) kuin hotellitoimintaa harjoittavan konsernin (business) silmin. Ty枚skentelin muutaman vuoden my枚s pienen, mutta idearikkaan yhdistyksen kulttuuritapahtuman koordinaattorina (non-profit).

Sit盲, ett盲 olen p盲盲tynyt t盲ll盲 alalle, saan kiitt盲盲 opiskeluajan matkaopaskausiani. Silloin ymm盲rsin, ett盲 鈥漬ine-to-five鈥� toimistoty枚 tai tasainen yksinpuurtaminen eiv盲t onnistu minulta. Oivalsin, ett盲 viihdyn ty枚ss盲 ihmisten parissa, toimissa pit盲盲 olla sopivasti 鈥漹auhtia ja vaarallisia tilanteita鈥� ja mausteeksi kansainv盲lisyytt盲.

Esimerkki tyypillisest盲 ty枚p盲iv盲st盲 ja mit盲 osaamista nykyisess盲 ty枚ss盲si tarvitaan?
Minulla ei oikeastaan ole tyypillist盲 ty枚p盲iv盲盲, mutta melko varmasti jokaiseen p盲iv盲盲n sis盲ltyy useita kohtaamisia, s盲hk枚postikirjeenvaihtoa, neuvotteluja, raportointia, tietojen etsint盲盲, analysointia ja tietojen edelleen v盲litt盲mist盲.

Jokaista kongressia varten perustetaan oma ty枚ryhm盲 ja min盲 olen j盲sen monessa tiimiss盲. Minulla on siis paljon vaihtuvia ty枚kavereita ja vaihtelevia ty枚teht盲vi盲, vaikka teoriassa ne olisivatkin samoja. Joskus keskustelen Tasavallan Presidentin Kanslian kanssa, joskus teippailen puolilta枚in opasteita kongressipaikalle r盲nt盲sateessa, ja kaikkea silt盲 v盲lilt盲. Ty枚ryhmien kokouksia on usein, samoin yhteisty枚kumppanineuvotteluja on melko paljon. N盲ihin tapaamisiin meneminen edellytt盲盲 valmisteluja ja niist盲 poikkeuksetta poikii teht盲vi盲. Tapahtuman toteutusvaiheessa, tai oikeastaan juuri ennen tapahtumaa, p盲iv盲t ovat yleens盲 erityisen hektisi盲. Silloin on t盲rke盲盲, ett盲 valmistelut on tehty hyvin, tiedonkulku on aukotonta ja tiimin jokainen j盲sen on teht盲viens盲 tasalla.

Ty枚ss盲 tarvitaan kyky盲 hallita kokonaisuuksia, suunnittelu- ja organisointikyky盲, vuorovaikutus- ja esiintymistaitoja, ongelmanratkaisutaitoja, sosiaalisuutta ja valmiutta aloittaa aina alusta. Useiden samanaikaisten projektien hallinta on haasteellista eik盲 voi v盲ltty盲 aikataulukonflikteilta, henkil枚kemiatkaan eiv盲t v盲ltt盲m盲tt盲 aina toimi. T盲ytyy olla yht盲lailla herkk盲 kuuntelemaan tapahtumanj盲rjest盲j盲n toiveita, mutta rohkea ohjaamaan toimintoja realistiseen suuntaan. Huolimatta asianmukaisista valmisteluista joutuu kongressisesonkiaikoina aina venym盲盲n, tekem盲盲n enemm盲n ja nopeammin, ja siit盲kin huolimatta on sopeuduttava siihen ett盲 aina on jotain keskener盲ist盲. T盲h盲n ty枚h枚n ei sovellu jos on stressaava tyyppi.

Ty枚 on hyvin palkitsevaa ja t盲ss盲 saa toteuttaa itse盲盲n; saa toimia ryhm盲ss盲, mutta kantaa vastuuta my枚s itsen盲isesti. Projektity枚skentelyn hyv盲 puoli on se, ett盲 ty枚ll盲 on selke盲 alku ja loppu, ja ty枚skentelyn tulos konkretisoituu. On upeaa saada ty枚skennell盲 asioihinsa innolla suhtautuvien henkil枚iden kanssa, on mahtavaa pysty盲 tuottamaan kongressivieraille mieliinpainuvia el盲myksi盲, ja on ilo kuulua tapahtumien parissa ty枚skentelevien palveluntuottajien v盲rikk盲盲seen verkostoon.

Vinkkej盲 t盲h盲n tai t盲m盲nkaltaiseen ty枚h枚n haluaville?
Ei ole helppo nimet盲 mit盲盲n tiettyj盲 opintoja, jotka suoraan johtaisivat t盲m盲nkaltaiseen ty枚h枚n. Akateeminen tutkinto ole mik盲盲n edellytys, mutta ei siit盲 haittaakaan ole. Itse koen, ett盲 t盲ss盲 teht盲v盲ss盲 menestyminen on ennemminkin tyyppi- kuin koulutuskysymys. Sopivan tietopohjan ohella tapahtumakoordinaattorin ty枚ss盲 tarvitaan reippaasti asennetta, innostusta asioihin ja kyky盲 luotsata hommaa eteenp盲in. Sosiaalisuus ja vuorovaikutustaidot ovat avainasemassa, sill盲 tapahtuman j盲rjest盲minen on tiimity枚t盲 parhaimmillaan ja verkostoitumisesta on hy枚ty盲. Tapahtumantekij盲ksi tai kongressinj盲rjest盲j盲ksi tullaan vain tekem盲ll盲, tietoja kyll盲 saa, mutta taitoja ei voi saada kirjoista lukemalla. Kannattaakin olla utelias ja l盲hte盲 ennakkoluulottomasti jo opiskeluaikana erilaisiin tapahtumanj盲rjest盲misty枚ryhmiin mukaan. Mit盲 enemm盲n ja mit盲 erilaisimpia tapahtumia p盲盲see ty枚st盲m盲盲n mahdollisimman erilaisissa rooleissa, sit盲 parempi tuntuma kehittyy niin itse organisointiin liittyviin seikkoihin kuin tapahtumaosallistujan palvelemiseen. Jo havainnoiva osallistuminen tapahtumiin on eduksi.

Kun ajattelen omia opintojani, niin kielet, markkinointiviestint盲, yritt盲jyys ja opettajan pedagogiset on ollut toimiva kokonaisuus ja antanut keskeisi盲 valmiuksia konferenssikoordinaattorin teht盲v盲盲n. Kansainv盲linen ammattitutkinto tietysti kruunaa koko paketin. T盲ydennykseksi voisi ottaa viel盲 talous- ja tietoteknisi盲 opintoja, ja projekti- ja viestint盲osaamista. Kaikista kieliopinnoista on aina hy枚ty盲, sill盲 niiden kautta kehittyy my枚s kulttuurikompetenssi ja valmiudet toimia monikulttuurisessa ja kansainv盲lisess盲 ty枚el盲m盲ss盲.